Agenda là một thuật ngữ tiếng Anh quen thuộc đối với các bạn thuộc lĩnh vực truyền thông – sự kiện để chỉ các danh sách công việc, nội dung… có trong một sự kiện của một đơn vị, tổ chức nào đó. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể hiểu tường tận về khái niệm agenda là gì cũng như nó đóng vai trò gì trong ngành truyền thông – tổ chức sự kiện. Vậy nên, hãy cùng tìm hiểu tất tần tật kiến thức thú vị xoay quanh agenda và cách xây dựng một agenda hấp dẫn, chuyên nghiệp cho dân làm sự kiện trong nội dung bên dưới.
Định nghĩa agenda là gì?
Trước khi học cách xây dựng một agenda cho sự kiện, chương trình nào đó, bạn cần phải hiểu rõ ý nghĩa của agenda là gì. Theo từ điển Cambridge, agenda là danh sách các vấn đề sẽ được thảo luận tại cuộc họp. Hay hiểu một cách đơn giản, agenda chính là chương trình nghị sự. Đây chính là danh sách hoặc bản phác thảo cho những điều/những hạng mục cần được có mặt trong trong một hoạt động, sự kiện, phiên họp cụ thể.
Ví dụ:
• My agenda for today includes going to the gym, finishing my English homework, and meeting my friend for lunch. (Lịch trình hôm nay của tôi bao gồm tập gym, hoàn thành bài tập về nhà tiếng Anh và gặp gỡ bạn bè để ăn trưa).
• Katherine needs to send a specific agenda about the upcoming author meeting event to the board of directors. (Katherine cần gửi agenda cụ thể về sự kiện gặp gỡ tác giả sắp đến với ban giám đốc).
>>> Tìm hiểu thêm: Top 10 app đọc báo tiếng Anh trau dồi ngoại ngữ tuyệt vời
Agenda là gì? Phân loại các kiểu agenda thường gặp
Sau khi hiểu rõ định nghĩa agenda là gì, bạn có thể phân loại các kiểu agenda như sau:
• Personal agenda: Agenda cá nhân, thường được sử dụng để quản lý, sắp xếp công việc cá nhân theo ngày, tuần hoặc tháng.
• Business agenda: Agenda công việc, đây là loại được dùng trong việc học tập hoặc làm việc để người học/người làm theo dõi các nhiệm vụ quan trọng như các cuộc họp, tiến độ dự án…
• Meeting agenda: Chương trình họp, đây là loại agenda thường dùng để lên lịch, sắp xếp nội dung cuộc họp, bao gồm những chủ đề được thảo luận, thời gian phân bổ cho từng nội dung thảo luận kèm theo người phụ trách.
• Event agenda: Chương trình sự kiện, đây là loại agenda được sử dụng trong việc tổ chức các sự kiện, thường bao gồm các hạng mục có trong sự kiện, hoạt động, nội dung, thời gian phân bổ cho từng hoạt động cũng như người phụ trách để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
Ngoài ra, cũng có thêm một số kiểu agenda phân theo nội dung của chương trình nghị sự như:
• Environmental agenda: nghị sự môi trường
• Feminist agenda: nghị sự nữ quyền
• Domestic agenda: nghị sự trong nước
• Political agenda: chương trình nghị sự chính trị
Phân biệt agenda với một số thuật ngữ phổ biến
Khi tìm hiểu agenda là gì, bạn có thể dễ thấy được điểm tương đồng của thuật ngữ này với nhiều thuật ngữ chung hiện nay chúng ta vẫn thường dùng như:
• Timetable (thời gian biểu): Timetable thường là bảng thời gian biểu cố định, được sử dụng để liệt kê các hoạt động theo thứ tự thời gian cụ thể. Thuật ngữ này xuất hiện phổ biến trong môi trường ở trường học, giao thông hay các lịch trình mang tính chất cố định.
• Diary (nhật ký): Đây là dạng để ghi lại các sự kiện, suy nghĩ, cảm xúc hoặc một số hoạt động hằng ngày của một cá nhân trong cuộc sống, mang tính chất cá nhân hóa và giàu tính cảm xúc hơn so với agenda. Tóm lại, diary là công cụ cá nhân dùng để ghi lại những gì đã trải qua, trong khi agenda là một công cụ lên kế hoạch cho những việc sẽ làm trong tương lai.
• Schedule (lịch trình): Schedule là một danh sách các hoạt động hoặc sự kiện được lên kế hoạch với thời gian cụ thể (giờ, ngày, tháng) cho từng hoạt động. Nó có tính cố định và thể hiện rõ khi nào các nhiệm vụ hoặc sự kiện sẽ diễn ra. Schedule khác với agenda thường chủ yếu liệt kê các nhiệm vụ hoặc chủ đề cần thực hiện hoặc thảo luận.
Ngoài ra, còn một số thuật ngữ có nét nghĩa tương đồng với agenda như plan (kế hoạch), program (chương trình), calendar (lịch), outline (đề cương)… mà bạn cần để ý để có thể sử dụng cho đúng trong từng ngữ cảnh.
>>> Tìm hiểu thêm: Top 15+ website kiểm tra ngữ pháp tiếng Anh online tốt nhất hiện nay
Quy trình để thiết lập agenda là gì?
Sau khi đã có được những kiến thức chung agenda là gì cũng như một số kiểu agenda thường gặp trong công việc, hãy cùng tìm hiểu các bước để tạo nên một agenda chuyên nghiệp, chỉn chu cho các chương trình, cuộc họp và sự kiện trong thời gian đến.
1. Xác định rõ mục tiêu agenda là gì?
Điều quan trọng hàng đầu khi bắt tay vào làm một agenda chính là bạn phải xác định rõ mục tiêu của chương trình sắp đến là gì. Các mục tiêu này càng cụ thể càng tốt, có thể đo lường được mức độ hiệu quả và phù hợp với mục tiêu chung của toàn bộ đội nhóm hoặc dự án mà bạn đang theo đuổi.
Ví dụ: The main goal of the meeting that you need to put on your agenda is to develop a comprehensive marketing strategy for the new product launch. (Mục tiêu chính trong cuộc họp mà bạn cần đưa vào chương trình làm việc là phát triển một chiến lược marketing toàn diện cho đợt ra mắt sản phẩm mới).
2. Xác định các đối tượng tham gia và thời gian, địa điểm
Sau khi đã xác định rõ mục tiêu của agenda là gì, bạn cần xác định luôn những đối tượng tham gia cuộc họp hoặc sự kiện, chương trình sắp đến. Danh sách người tham gia cần bao gồm những thành viên liên quan trực tiếp đến các vấn đề được thảo luận hoặc đóng góp vai trò hữu ích trong cuộc họp, sự kiện, chương trình. Ban cũng có thể cân nhắc số lượng người phù hợp, không cần mời quá đông để chương trình bị loãng, mất tập trung.
Ví dụ: Attendees in agenda should include the marketing team, sales team, and product development team. (Những người tham gia chương trình này nên bao gồm đội marketing, đội bán hàng và đội phát triển sản phẩm).
Thời gian, địa điểm cũng là điều cần đưa vào agenda bởi đây là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến các cuộc họp, chương trình, sự kiện. Bạn nên chọn thời gian và địa điểm thật sự phù hợp với tất cả mọi người tham gia vào agenda cũng như lựa chọn một không gian tổ chức đủ rộng và âm thanh phù hợp để tất cả mọi người có thể tập trung hoàn toàn vào sự kiện, cuộc họp.
>>> Tìm hiểu thêm: Bộ từ vựng chủ đề talk about your school bạn cần biết
3. Xây dựng danh sách các vấn đề cần thảo luận hoặc nội dung hoạt động trong agenda
Đối với một meeting agenda, bạn cần xây dựng một danh sách các vấn đề cần được thảo luận trong agenda là gì. Danh sách này cần được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên giảm dần, từ vấn đề quan trọng nhất đến các vấn đề ít quan trọng hơn.
Đối với các event agenda, bạn cũng cần xây dựng các hạng mục hoạt động sẽ được diễn ra trong sự kiện và sắp xếp chúng hợp lý cho những người tham gia.
Các vấn đề, hạng mục trong các agenda thường phải mô tả ngắn gọn, rõ ràng. dễ hiểu để tất cả mọi người cùng theo dõi và thực hiện.
Ví dụ:
The following is a list of topics that will be discussed in this agenda:
• Report summarizing the fourth quarter’s business situation
• Make a business plan for the first quarter of the year
• Finalize the communication strategy for upcoming products
(Sau đây là danh sách các chủ đề sẽ được thảo luận trong agenda này:
• Báo cáo tổng kết tình hình kinh doanh quý IV
• Lập kế hoạch kinh doanh quý đầu năm
• Hoàn thiện chiến lược truyền thông cho các sản phẩm sắp tới).
>>> Tìm hiểu thêm: Học cụm từ cố định để giao tiếp tự nhiên như người bản xứ
4. Phân bổ thời gian cụ thể và người phụ trách cho các vấn đề, hạng mục trong agenda
Sau khi xây dựng các nội dung thảo luận trong agenda là gì, bạn cần phân bổ thời gian cụ thể cho từng vấn đề để cuộc họp có thể diễn ra đúng tiến độ, không bị quá giờ cho những công việc khác. Mẹo nhỏ là bạn nên để trống một khoảng thời gian để “dự bị” cho một số hạng mục có thể bị cháy giờ trong agenda để tất cả các thành viên, người tham gia có thể đặt câu hỏi hoặc giải quyết các vấn đề phát sinh hoặc những sự cố trong buổi họp, sự kiện, chương trình.
Ví dụ: In this agenda, we will allocate 30 minutes for discussing the new marketing campaign and 20 minutes for reviewing the sales report. (Trong agenda này, chúng ta sẽ dành 30 phút để thảo luận về chiến dịch marketing mới và 20 phút để xem xét báo cáo doanh số).
Ban cũng cần giao nhiệm vụ chuẩn bị thông tin và hạng mục cho từng người tham gia để cùng nhau làm các phần việc có trong cuộc họp, sự kiện. Việc này giúp bạn và cả đội nhóm tiết kiệm được thời gian, tăng tính tương tác cho các thành viên trong đội và khiến cho chương trình hiệu quả hơn.
5. Soạn thảo agenda và gửi cho các thành viên
Cuối cùng, bạn cần hệ thống lại toàn bộ những “gạch đầu dòng” từ bước đầu tiên cho đến bây giờ để soạn thảo thành một agenda chuyên nghiệp để gửi đến cho các thành viên. Điều kiện cần có để thiết lập tính chuyên nghiệp, chỉn chu cho một agenda là gì? Đó chính là việc trình bày rõ ràng, dễ hiểu, đầy đủ thông tin của sự kiện bao gồm: tiêu đề, thời gian, địa điểm, danh sách người tham gia, các vấn đề thảo luận/hạng mục hoạt động, thời gian dự kiến cho từng vấn đề/hạng mục cũng như người phụ trách của từng vấn đề.
>>> Tìm hiểu thêm: Cách luyện viết tiếng Anh hiệu quả giúp bạn tự tin hơn
Sau khi kết thúc chương trình, cuộc họp hay sự kiện, bạn có thể dành thời gian để đánh giá lại hiệu quả của agenda là gì để có những bài học kinh nghiệm cho những chương trình sau.
Thông qua nội dung trên, chắc hẳn bạn đã hiểu được tổng quan agenda là gì, các bước thiết lập agenda chỉn chu, chuyên nghiệp. Một agenda được sắp xếp kỹ lưỡng là chìa khóa để đảm bảo cho các cuộc họp, chương trình diễn ra hiệu quả, đạt được mục tiêu đề ra. Hy vọng rằng bài viết này sẽ mang đến cho bạn những kiến thức thú vị để có thể tạo nên các chương trình sự kiện thú vị hơn trong tương lai. Hãy theo dõi các bài viết của ILA để được cập nhật nhiều nội dung thú vị liên quan đến việc học ngoại ngữ và trau dồi kỹ năng mềm nhé!
