Tin học văn phòng tiếng Anh là gì? Đây là kỹ năng sử dụng các phần mềm như Word, Excel, PowerPoint… bằng giao diện và thuật ngữ tiếng Anh. Kỹ năng này giúp bạn làm việc hiệu quả trong môi trường chuyên nghiệp, tiếp cận tài liệu quốc tế và nâng cao cơ hội phát triển sự nghiệp. Bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, các phần mềm phổ biến, chứng chỉ cần có và lộ trình học hiệu quả nhất.
Kỹ năng tin học văn phòng tiếng Anh là gì?
Tin học văn phòng tiếng Anh là Office Information hoặc Office Technology. Kỹ năng tin học văn phòng là việc bạn sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng như: Excel, Microsoft Word, Outlook, PowerPoint… với các thuật ngữ, giao diện, chức năng bằng tiếng Anh.
Việc này sẽ đòi hỏi người học phải biết rõ các thao tác tin học thông thường, đồng thời phải hiểu được các thuật ngữ chuyên môn; từ đó giúp xử lý công việc một cách linh hoạt, nhanh chóng hơn.
Việc thành thạo tin học văn phòng tiếng Anh đóng vai trò rất quan trọng trong thời đại công nghệ:
• Các công cụ văn phòng sẽ tối ưu thời gian làm việc, tăng hiệu quả công việc, tạo điều kiện để bạn tự tin làm việc trong các công ty nước ngoài hay môi trường có yếu tố nước ngoài.
• Công cụ văn phòng giúp bạn tiếp cận được các tài liệu, video, khóa học quốc tế và hiểu sâu về bản chất công cụ, xử lý tình huống lỗi nhanh chóng.
• Khả năng sử dụng phần mềm chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tiến xa hơn trong sự nghiệp.
>>> Xem thêm: Tiếng Anh chuyên ngành Công nghệ thông tin: Chìa khóa thành công trong kỷ nguyên số
Những phần mềm tin học văn phòng tiếng Anh phổ biến
Khái niệm chứng chỉ tin học văn phòng tiếng Anh là gì giúp bạn hiểu sơ lược về tầm quan trọng của nó trong xã hội hiện đại. Tiếp theo, ILA sẽ gợi ý thêm cho bạn những phần mềm tin học phổ biến và những từ vựng tiếng Anh cần biết trong quá trình theo đuổi chứng chỉ này.
1. Microsoft Word – Xử lý văn bản
Bạn sẽ sử dụng phần mềm Microsoft Word để tạo ra các tài liệu mới, định dạng văn bản, thêm tiêu đề và chân trang hay nhận xét, phản hồi văn bản…
Một số từ vựng tin học văn phòng tiếng Anh cần biết trong Microsoft Word như:
• Font size: Cỡ chữ
• Bold / Italic / Underline: in đậm / nghiêng / gạch chân
• Paragraph: đoạn văn
• Alignment: căn chỉnh
• Spelling & Grammar: chính tả và ngữ pháp
2. Microsoft Excel – Bảng tính
Bạn sẽ sử dụng phần mềm này để tạo và quản lý bảng tính (Spreadsheet), tạo ra các công thức, hàm, biểu đồ, bảng tổng hợp thể hiện thông tin.
Những từ vựng tiếng Anh trong Microsoft Excel thường dùng như:
• Cell: Ô
• Column: Cột
• Row: Hàng
• Sum / Average/ If / Vlookup: Các hàm cơ bản
• Filter / Sort: Lọc / sắp xếp
3. Microsoft PowerPoint – Trình chiếu
Đây là công cụ để bạn tạo và trình bày các bài thuyết trình, các slide trình bày và các mẫu tài liệu trình chiếu. Với Microsoft PowerPoint, bạn sẽ học được kỹ năng trình bày, dễ dàng thêm slide, tạo hiệu ứng chuyển slide, thêm nội dung, để chế độ người thuyết trình.
Từ vựng tin học văn phòng tiếng Anh trong PowerPoint:
• Slide layout: bố cục trình chiếu
• Bullet point: gạch đầu dòng
• Design theme: chủ đề thiết kế
• Embed video: nhúng video
• Slide show: trình chiếu
4. Outlook và Email
Bạn sẽ sử dụng phần mềm Outlook hay Email để gửi và nhận email. Ngoài ra có thể quản lý lịch làm việc, lập và trao đổi các kế hoạch công việc chi tiết.
Các từ vựng tiếng Anh được sử dụng phổ biến
• Compose / Send / Reply / Forward: viết / gửi / trả lời / chuyển tiếp
• Attachment: tệp đính kèm
• Subject line: tiêu đề email
• Inbox / Sent Item / Drafts: hộp thư đến / thư đã gửi / bản nháp
• CC / BCC: gửi bản sao
>>> Xem thêm: Các môn học bằng tiếng Anh đầy đủ và thông dụng nhất
Các chứng chỉ tin học văn phòng tiếng Anh cần thiết khi đi xin việc
Các kỹ năng tin học văn phòng tiếng Anh là gì sẽ được đánh giá thông qua các chứng chỉ, khóa đào tạo chuyên nghiệp. Vậy, có những loại chứng chỉ tin học văn phòng tiếng Anh nào cần thiết cho quá trình xin việc?
1. Chứng chỉ MOS – Microsoft Office Specialist
Đây là chứng chỉ gồm 3 ứng dụng tin học là Word, Excel, PowerPoint (có cả Outlook, Access). Chứng chỉ MOS phù hợp với sinh viên, nhân viên văn phòng, người làm việc trong công ty đa quốc gia.
Chứng chỉ tin học MOS gồm 3 cấp độ: MOS core (cơ bản), MOS Expert (Nâng cao) và MOS Master (Chuyên gia). Loại chứng chỉ này do Microsoft cấp, có giá trị toàn cầu, đồng thời là tiêu chuẩn bắt buộc ở nhiều doanh nghiệp lớn, đặc biệt trong ngành tài chính, hành chính, nhân sự.
2. Chứng chỉ tin học văn phòng tiếng Anh IC3 – Digital Literacy Certification
Chứng chỉ tin học văn phòng tiếng Anh dành cho người mới đi làm, học sinh và sinh viên. Nội dung chứng chỉ liên quan đến máy tính căn bản, các ứng dụng Word, Excel, PowerPoint, Internet và kỹ năng online.
Chứng chỉ IC3 được cấp bởi Certiport (Mỹ) và công nhận tại hơn 100 quốc gia. Chứng chỉ này là bước đệm khi bạn chưa đủ tự tin để thi chứng chỉ MOS.
3. Chứng chỉ tin học văn phòng tiếng Anh ICDL – International Computer Driving License
Nếu bạn là người có kế hoạch làm việc ở nước ngoài hay trong các tổ chức phi chính phủ thì chứng chỉ ICDL rất cần thiết. Chứng chỉ này được công nhận tại Liên Minh châu Âu và nhiều tổ chức quốc tế.
Nội dung chứng chỉ ICDL bao gồm: xử lý văn bản, bảng tính, trình chiếu, quản lý file, bảo mật và Internet cơ bản.
4. Chứng chỉ TOSA – Test On Software Applications
Chứng chỉ tin học văn phòng tiếng Anh và tiếng Pháp, phù hợp với người đi làm cần đánh giá cấp tốc các kỹ năng văn phòng. Nội dung chứng chỉ sẽ bao gồm: Word / Excel / PowerPoint / Outlook.
Chứng chỉ TOSA được công nhận ở châu Âu, đặc biệt ở Pháp và các công ty đa quốc gia. TOSA cung cấp điểm số theo thang điểm từ 0 đến 1.000 và phân loại cấp độ từ Beginner đến Expert.
>>> Xem thêm: Tổng hợp các chứng chỉ tiếng Anh được công nhận tại Việt Nam
Bật mí cách học tin học văn phòng tiếng Anh hiệu quả
1. Xác định rõ mục tiêu học tập
Trước khi bắt đầu, bạn cần xác định học để làm gì (thi chứng chỉ, đi làm, hỗ trợ học tập…). Bạn muốn thành thạo kỹ năng nào (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Google Workspace…), trình độ hiện tại của mình ra sao.
Việc xác định mục tiêu học tập rõ ràng sẽ giúp bạn chọn được đúng tài liệu cũng như lộ trình học.
2. Học từ vựng tin học văn phòng tiếng Anh
Đây là bước cực kỳ quan trọng để bạn có thể hiểu và sử dụng được phần mềm tin học văn phòng tiếng Anh. Muốn học từ vựng hiệu quả, ILA gợi ý bạn nên tạo danh sách từ vựng theo chủ đề.
Ví dụ:
• Microsoft Word: font, alignment, margin, paragraph, header, footer…
• Excel: formula, function, cell, sheet, chart, pivot table…
• PowerPoint: slide, transition, animation, layout, design…
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng Flashcard để ghi nhớ từ, ghi chú lại từ mới trong lúc thực hành để nhớ sâu hơn.
3. Học qua giao diện phần mềm thực tế
Đây là cách học tự nhiên và nhanh nhất giúp bạn vừa có thể làm quen với các thuật ngữ và thành thạo thao tác sử dụng phần mềm.
Bạn sẽ cần chuyển ngôn ngữ trong phần mềm tin học văn phòng tiếng Anh sang English. Khi thao tác, hãy ghi nhớ vị trí và tên gọi của các nút và thanh công cụ.
Việc sử dụng giao diện phần mềm tiếng Anh thường xuyên sẽ giúp bạn ghi nhớ từ vựng nhanh, làm quen được với các tài liệu văn phòng chuẩn quốc tế.
4. Thực hành các bài tập thực tế hoặc các dự án nhỏ
Song song với việc học lý thuyết, bạn nên học tạo thêm tài liệu Word cá nhân như thư xin việc, CV, hợp đồng… tạo các bài thuyết trình.
PowerPoint cần cho học tập hay công việc; tự lập bảng Excel quản lý chi tiêu, lên kế hoạch cá nhân hay danh sách khách hàng. Việc thực hành các bài tập sẽ giúp bạn nhớ lâu, tiến bộ nhanh hơn.
5. Lập kế hoạch học tập cụ thể
Ngoài việc luyện tập, tham gia các lớp học, để có thể duy trì tiến độ và hiệu quả thì bạn cần có lịch học rõ ràng.
Ví dụ:
• Tuần 1: Word cơ bản + từ vựng
• Tuần 2: Excel cơ bản + hàm
• Tuần 3: PowerPoint + từ vựng
• Tuần 4: Thực hành + đề thi thử
Hãy dành ra 30 phút/ngày để học, ghi chú từ mới và thao tác mới học được. Bạn cần đặt ra mục tiêu cụ thể, rõ ràng cho mỗi tuần.
6. Làm các bài kiểm tra/chứng chỉ quốc tế
Cuối cùng, cách để bạn đánh giá được năng lực, bổ sung vào CV của mình chính là cách luyện đề hoặc làm bài thi thử chứng chỉ tin học văn phòng tiếng Anh.
Một số chứng chỉ bạn có thể luyện như:
• MOS (Microsoft Office Specialist) – có các bài thi Word, Excel, PowerPoint bằng tiếng Anh.
• IC3 Digital Literacy – Chứng chỉ kỹ năng số toàn cầu.
• Google Workspace Certification – Nếu bạn dùng công cụ của Google như Docs, Sheets, Slides.
>>> Xem thêm: Trọn bộ từ vựng về trường học bằng tiếng Anh bạn nên biết
Học tin học văn phòng tiếng Anh ở đâu uy tín?
Tin học văn phòng tiếng Anh là kỹ năng rất quan trọng và được nhiều người quan tâm, theo học. Vì thế có rất nhiều địa điểm và nền tảng học khác nhau để bạn lựa chọn. Dựa theo nhu cầu, ngân sách, thời gian, bạn có thể cân nhắc các địa chỉ sau:
1. Học online trên các nền tảng trực tuyến tiếng Anh
Thay vì học một mình, bạn có thể tham gia vào các cộng đồng tin học online hoặc các lớp học trực tuyến có giáo viên hướng dẫn trực tiếp. Những lớp học này sẽ giúp bạn có thêm nhiều kiến thức mới, thực hành và tương tác thường xuyên để dễ nhớ bài.
Một số nền tảng học tin học online quốc tế có nhiều khóa học chất lượng mà bạn có thể tham khảo như:
• Udemy: Nhiều khóa học Word / Excel bằng tiếng Anh với chi phí thấp.
• Coursera: Khóa học từ đại học top đầu như: University of London, Duke, Google…
• LinkedIn Learning: Khóa học chuyên nghiệp, phù hợp với dân văn phòng.
• edX: Chương trình học từ MIT, Harvard, Microsoft… và chứng chỉ có giá trị toàn cầu.
2. Học tại trung tâm Anh ngữ – Tin học ở Việt Nam
Nếu muốn học và thực hành trực tiếp, bạn có thể theo học:
• Chương trình tin học ứng dụng + tiếng Anh ở các trường đại học như: Bách Khoa, Kinh tế Quốc dân, Công nghiệp TP. HCM, Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông.
• Trung tâm có chương trình đào tạo IT bằng tiếng Anh như: Aptech, NIIT, Ispace.
• Trung tâm ngoại ngữ quốc tế như: ILA có các khóa học tích hợp tiếng Anh học thuật và kỹ năng máy tính.
3. Học qua YouTube bằng tiếng Anh kèm phụ đề
Hiện nay, có rất nhiều kênh YouTube chất lượng hướng dẫn phương pháp học tin học văn phòng tiếng Anh trực quan, hiệu quả. Bạn có thể tham khảo một số kênh như:
• Microsoft 365 (official): Hướng dẫn chi tiết các công cụ mới nhất.
• Leila Gharani: Chuyên về Excel nâng cao (từ cơ bản đến chuyên sâu).
• Technology for Teachers and Students: Dễ hiểu, phù hợp cho người mới bắt đầu.
• GCFLearnFree.org: Các khóa học Word, Excel, PowerPoint miễn phí.
4. Học qua sách chuyên ngành tiếng Anh
Nếu bạn muốn học từ vựng và kỹ năng song song, có thể tham khảo:
• Microsoft Office 365 in Practice
• Step by Step series by Microsoft Press (Word, Excel, PowerPoint)
• Excel Bible – Từ cơ bản đến chuyên sâu
• English for Office Skills – Cambridge
>>> Xem thêm: Định hướng tương lai: Cách xây dựng sự nghiệp vững chắc
Kết luận
Việc học tin học văn phòng tiếng Anh không chỉ giúp bạn xử lý công việc hiệu quả hơn mà còn là chìa khóa mở ra cánh cửa hội nhập toàn cầu. Dù bạn là sinh viên mới ra trường, nhân viên văn phòng hay đang chuẩn bị ứng tuyển vào công ty nước ngoài, thì việc làm chủ bộ kỹ năng này là vô cùng cần thiết. Hãy bắt đầu học tin học văn phòng bằng tiếng Anh từ những bước nhỏ nhất. ILA tin rằng, chỉ cần kiên trì, bạn sẽ hái “quả ngọt” sau một thời gian ngắn.
