Khi muốn ứng tuyển vào một vị trí công việc hấp dẫn, bước đầu tiên để gây được thiện cảm với HR, nhà tuyển dụng chính là một email xin việc chỉn chu, thể hiện được các kỹ năng, kinh nghiệm chuyên môn. Đó sẽ là tiền đề để bạn có thể thành công gia nhập vào công ty mình mong muốn. Thế nhưng, không phải ứng viên nào cũng biết cách viết email xin việc chuyên nghiệp, đặc biệt là các email ứng tuyển bằng tiếng Anh ở các công ty quốc tế. Hãy để ILA “bật mí” cho bạn cách để tạo nên những email ứng tuyển hiệu quả cho quá trình xin việc nhé!
>>> Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn cách viết thư tiếng Anh đúng chuẩn như người bản xứ
Tại sao bạn cần học cách viết email xin việc chuyên nghiệp?
Việc biết cách viết email xin việc chuyên nghiệp không chỉ là một kỹ năng giao tiếp cơ bản trong công việc mà còn là bước đầu tiên để bạn có ấn tượng tốt, xây dựng được mối quan hệ với nhà tuyển dụng để mở ra cơ hội sự nghiệp trong tương lai. Sau đây là một số lý do để bạn nên học cách viết email xin việc sao cho chỉn chu, chuyên nghiệp:
• Tạo ra hình ảnh cá nhân là nhân sự chuyên nghiệp: Email xin việc của bạn là “bộ mặt” của bạn khi ứng tuyển với nhà tuyển dụng. Một email xin việc chỉn chu, nghiêm túc giúp bạn tạo dựng hình ảnh cá nhân trở nên đáng tin cậy, chuyên nghiệp trong mắt HR và nhà tuyển dụng.
• Giúp bạn truyền đạt thông tin hiệu quả: Một email xin việc rõ ràng, chỉn chu về mặt nội dung sẽ giúp nhà tuyển dụng hiểu rõ những phác thảo cơ bản về bạn (thông tin cá nhân, các kỹ năng, năng lực, kinh nghiệm, định hướng tương lai…). Từ đó giúp đôi bên tiết kiệm thời gian để trao đổi trong lần phỏng vấn sắp đến.
• Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhà tuyển dụng: Một email xin việc với thái độ lịch sự, tôn trọng nhà tuyển dụng sẽ giúp bạn bước đầu có được thiện cảm, xây dựng được mối quan hệ tốt với HR, người phỏng vấn. Từ đó tăng cơ hội phỏng vấn thành công trong tương lai.
>>> Tìm hiểu thêm: Tiếng Anh giao tiếp cơ bản cho mọi lứa tuổi
Cách viết email xin việc: Bố cục một email hoàn chỉnh
Cùng tham khảo cách viết email xin việc chuyên nghiệp thông qua bố cục email dưới đây để có thể tự viết được một mẫu email xin việc hoàn chỉnh.
1. Tiêu đề email (subject)
Tiêu đề email (subject) là ấn tượng đầu tiên mà nhà tuyển dụng nhận được từ email của bạn. Lưu ý khi viết tiêu đề email: hãy viết ngắn gọn, súc tích và nếu có thể thì hãy làm cho tiêu đề email của mình trở nên ấn tượng hơn để có thể khiến HR chú ý.
Một điểm nữa mà bạn cũng cần nhớ là có nhiều JD (Job Description – Mô tả công việc) sẽ yêu cầu bạn gửi tiêu để email theo mẫu mà họ đã cho sẵn để HR có thể dễ dàng lọc lại hồ sơ trong số những email đã gửi đến. Chính vì thế, bạn cần hết sức chú ý những điểm này để tránh viết sai sót, từ đó khiến thư của bạn không được chọn.
Bạn có thể tham khảo một số cách viết tiêu đề email xin việc như sau:
• [Tên ứng viên] – Ứng tuyển vị trí [Vị trí muốn ứng tuyển] – [Công ty nộp đơn].
• Ứng tuyển vị trí [Vị trí muốn ứng tuyển] – [Công ty nộp đơn] – [Tên ứng viên]
Ví dụ:
• Tiếng Việt: Phan Tường Nguyên – Ứng tuyển vị trí Chuyên viên Truyền thông – Công ty ABC
• Tiếng Anh: Nguyen Phan – Communications Specialist Job Application – ABC Company
>>> Tìm hiểu thêm: Agency là gì? Những loại hình trong agency phổ biến hiện nay
2. Lời chào (salutation)
Trong cách viết email xin việc chuyên nghiệp, yếu tố lời chào phù hợp là điều không thể thiếu. Một lời chào phù hợp thể hiện sự tôn trọng, lịch sự của bạn dành cho nhà tuyển dụng. Lời chào “Kính gửi…” chắc hẳn là lời chào phù hợp nhất để bạn có thể thể hiện sự tôn trọng, quý mến với HR hoặc nhà tuyển dụng.
Tùy thuộc vào lượng thông tin mà bạn có được về đối tượng nhận email, hãy có cách mở đầu phù hợp cho người nhận. Ví dụ:
• Nếu biết rõ về tên và giới tính của người phụ trách tuyển dụng, bạn có thể bắt đầu lời chào bằng: “Kính gửi Ms/Mrs./Mr. + Tên + chức vụ” để mở đầu nội dung email.
• Nếu bạn không biết cụ thể về thông tin người nhận email, hãy viết phần mở đầu theo dạng “Kính gửi Công ty [Tên công ty]/Kính gửi nhà tuyển dụng nhân sự [Tên công ty]…”.
3. Nội dung chính (Body)
Đây chính là phần chính của một email mà bạn cần lưu ý khi học cách viết email xin việc. Nội dung chính mà bạn cần cung cấp được trong email gồm có:
• Giới thiệu vắn tắt về bản thân (Họ tên, các thông tin cá nhân như năm sinh, nơi ở, vị trí công việc hiện tại…)
• Mục đích gửi email muốn ứng tuyển vào vị trí công việc nào, bạn biết đến thông tin tuyển dụng qua kênh nào
• Tóm tắt nhanh gọn, đầy đủ về các kỹ năng chuyên môn, kiến thức, kinh nghiệm… phù hợp với vị trí công việc mà bạn đang ứng tuyển
• Đính kèm theo thư xin việc là CV (lý lịch cá nhân), portfolio (hồ sơ năng lực), thư giới thiệu (nếu có thể)
Trong email xin việc, bạn nên trình bày các nội dung hết sức rõ ràng, ngắn gọn, không dài dòng, không mở đầu dẫn nhập lan man vì HR hay nhà tuyển dụng thường nhận được nhiều email xin việc một ngày và không có nhiều thời gian để đọc hết một email dài mà không đi vào trọng tâm. Chính vì thế, việc viết ngắn gọn, tường minh, đầy đủ thông tin cũng là cách để bạn “ghi điểm” với nhà tuyển dụng ngay từ khâu gửi email.
>> Tìm hiểu thêm: Tư duy logic là gì? 3 bài tập thú vị rèn luyện cách tư duy logic
4. Phần kết và chữ ký email
Sau khi kết thúc nội dung chính, bạn cần để ý đến lời chào tạm biệt cũng như chữ ký trong cách viết email xin việc. Phần kết thúc email là lúc bạn cần gửi lời cảm ơn trang trọng đến nhà tuyển dụng đã dành thời gian để đọc và xem xét về thư ứng tuyển của bạn. Bên cạnh đó, phần kết email cũng là cơ hội để bạn bày tỏ nguyện vọng có thể nhận phản hồi từ nhà tuyển dụng trong thời gian đến.
Phần chữ ký email cũng cần rõ ràng về các thông tin cá nhân như họ và tên, chức vụ/chuyên môn, số điện thoại, địa chỉ liên hệ… để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng liên hệ bạn cho các vòng phỏng vấn, bài test… tiếp theo.
Ví dụ đoạn kết email bằng tiếng Việt:
Trên đây là những thông tin cá nhân mà tôi muốn gửi để ứng tuyển cho vị trí Chuyên viên Truyền thông. Chân thành cảm ơn quý công ty đã dành thời gian để đọc và cân nhắc về thư ứng tuyển của tôi. Hy vọng rằng tôi sẽ nhận được hồi âm từ quý công ty trong thời gian tới.
Trân trọng,
Phan Tường Nguyên
Thạc sĩ Truyền thông, trường Đại học XYZ
SĐT: [Số điện thoại liên hệ]
Địa chỉ: [Địa chỉ thành phố đang làm việc]
Ví dụ bằng tiếng Anh:
The documents attached to my application email are my resume and portfolio so you can better understand my qualifications and experience. Thank you for your time and consideration. I am looking forward to hearing from you.
Sincerely,
Nguyen Phan
Master of Communications, XYZ University
Phone: [Phone number]
Address: [City, Country]
Ví dụ về cách viết email xin việc bằng tiếng Việt
Cùng tham khảo mẫu email ứng tuyển sau đây bằng tiếng Việt để hiểu về cách viết email xin việc một cách chuyên nghiệp, chỉn chu.
Tiêu đề: Hoàng Minh Anh – Ứng tuyển vị trí Nhân sự – Công ty TechDev
Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng Nhân sự Công ty TechDev,
Tôi là Hoàng Minh Anh, xin gửi đến ông bản sơ yếu lý lịch để ứng tuyển vào vị trí Nhân sự tại Công ty TechDev. Với tấm bằng Thạc sĩ Quản trị Nhân lực từ Đại học Kinh tế cùng 3 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực này, tôi tin rằng bản thân sẽ có nhiều đóng góp cho sự phát triển của công ty.
Trong quá trình làm việc, tôi đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm thực tế, đặc biệt là trong các lĩnh vực:
• Xây dựng chính sách nhân sự: Nghiên cứu và xây dựng các chính sách nhân sự phù hợp với quy mô và văn hóa công ty, đảm bảo tuân thủ pháp luật lao động.
• Tuyển dụng: Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn và lựa chọn ứng viên phù hợp.
• Đào tạo và phát triển nhân sự: Thiết kế và triển khai các chương trình đào tạo, đánh giá hiệu quả đào tạo, xây dựng lộ trình phát triển nghề nghiệp cho nhân viên.
• Đánh giá hiệu suất: Xây dựng hệ thống đánh giá hiệu suất công việc, thực hiện đánh giá định kỳ và đưa ra những phản hồi kịp thời.
Tôi đã theo dõi sự phát triển của TechDev và rất ấn tượng với các chính sách phát triển nhân sự cũng như tầm nhìn của công ty trong 5 năm đến. Tôi tin rằng với kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm của mình, tôi có thể đóng góp vào việc xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động và hiệu quả tại công ty.
Tôi đã đính kèm bản sơ yếu lý lịch chi tiết cũng như hồ sơ năng lực để quý công ty có thể tham khảo thêm. Rất mong có cơ hội được phỏng vấn để chia sẻ rõ hơn về bản thân và tìm hiểu thêm về công việc.
Xin chân thành cảm ơn quý công ty đã dành thời gian quý báu để xem xét và cân nhắc hồ sơ của tôi.
Trân trọng,
[Chữ ký]
Ví dụ về cách viết email xin việc bằng tiếng Anh
Cùng tham khảo mẫu email ứng tuyển sau đây bằng tiếng Anh để hiểu về cách viết email xin việc một cách chuyên nghiệp.
Subject: Application for Communications Specialist Position
Dear Global Media’s Recruitment Team,
I hope this message finds you well. My name is Tony Tran, and I am writing to express my interest in the Communications Specialist position at Global Media, as advertised. With a Bachelor’s degree in Communications with honors and four years of experience in producing both offline and online media materials, I believe I am well-suited for this role.
During my previous positions, I successfully organized large-scale events and developed strong relationships with media outlets across the region. My expertise in crafting compelling narratives and strategic communication has allowed me to effectively engage diverse audiences and enhance brand visibility.
I am particularly impressed by Global Media’s innovative approach to communication and its commitment to excellence. I am excited about the opportunity to contribute to your team and help drive impactful media strategies.
I have attached my resume for your review. Thank you for considering my application. I look forward to the opportunity to discuss how my skills and experiences align with the goals of Global Media.
Best regards,
[Signature]
Nội dung trên đã giúp bạn có được kiến thức đầy đủ về cách viết email xin việc cũng như làm thế nào để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng thông qua email đầu tiên. Để tăng cơ hội gây ấn tượng với nhà tuyển dụng qua email xin việc, hãy chú trọng vào cách sử dụng ngôn từ, giọng điệu và định dạng email một cách chuyên nghiệp. Ngoài ra, với những vị trí yêu cầu ngoại ngữ, khả năng viết tiếng Anh trôi chảy sẽ là một điểm cộng lớn, giúp bạn tự tin ứng tuyển vào các công ty quốc tế. Vì vậy, đầu tư vào việc nâng cao trình độ tiếng Anh không chỉ giúp bạn dễ dàng soạn thảo email mà còn mở rộng cơ hội sự nghiệp trong môi trường toàn cầu đầy cạnh tranh.
