Trong kinh doanh, một bảng báo giá không chỉ đơn thuần là danh sách giá cả, mà còn là công cụ thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp. Đặc biệt, khi làm việc với những doanh nghiệp, đối tác nước ngoài, các bảng báo giá tiếng Anh rõ ràng, chặt chẽ có thể tạo ấn tượng tốt và thúc đẩy quá trình thương thảo nhanh chóng hơn.
Vậy một bảng báo giá tiếng Anh chuyên nghiệp cần có những nội dung gì? Có bao nhiêu loại bảng báo giá bằng tiếng Anh phổ biến và chúng ta có thể thực hiện bảng báo giá trên các công cụ nào? Hãy cùng ILA tìm hiểu “tất tần tật” thông tin hữu ích về khái niệm này trong nội dung bên dưới.
Định nghĩa bảng báo giá tiếng Anh là gì?
Bảng báo giá (quotation) là một loại tài liệu trong lĩnh vực kinh doanh nhằm cung cấp các thông tin chi tiết, rõ ràng về giá cả, điều kiện giao dịch của sản phẩm/dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng. Bảng báo giá thường là bước đầu tiên trong quy trình thương thảo giữa hai bên đối tác, loại tài liệu này sẽ giúp cho khách hàng của bạn có được cái nhìn tổng quan về chi phí của sản phẩm/dịch vụ trước khi đi đến quyết định có nên hợp tác hay không.
Trong hầu hết các thương vụ quốc tế, một bảng báo giá tiếng Anh hoàn chỉnh, chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp rất nhiều trong việc thương thảo:
• Giúp đôi bên xác định rõ ràng các thông tin về chi phí, tránh việc tranh chấp trong tương lai về giá cả.
• Thể hiện được sự minh bạch, giúp đối tác/khách hàng dễ dàng so sánh, đối chiếu và đưa ra quyết định.
• Tạo dựng được hình ảnh chuyên nghiệp, nâng cao uy tín, thương hiệu của doanh nghiệp.
• Hỗ trợ cho quá trình thương thảo giao dịch diễn ra thuận lợi hơn, nhanh chóng đạt được mục tiêu đề ra của cả hai bên.
Ví dụ: Please send me a quotation for 500 units of your latest wireless headphones, including shipping costs. (Hãy gửi tôi bảng báo giá cho 500 chiếc tai nghe không dây mới nhất của bạn, bao gồm cả chi phí vận chuyển).
>>> Tìm hiểu thêm: Căn cước công dân tiếng Anh là gì? Chi tiết về Citizen ID Card
Phân loại các bảng báo giá tiếng Anh phổ biến
Bảng báo giá tiếng Anh không chỉ đơn thuần là một loại tài liệu để doanh nghiệp liệt kê các thông tin mà còn chứa đựng nhiều thông tin, hình thức khác nhau tùy thuộc vào mục đích sử dụng cũng như tính chất của ngành nghề kinh doanh. Cùng ILA tìm hiểu 4 mẫu báo giá tiếng Anh phổ biến sau đây.
1. Quotation – Báo giá thông thường
Quotation là loại bảng báo giá tiếng Anh phổ biến nhất thường được sử dụng để cung cấp các thông tin về giá cả, chi phí của sản phẩm, dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng, đối tác. Đối với Quotation, các thông tin sẽ bao gồm mô tả sản phẩm đơn giá, số lượng và điều kiện thanh toán.
Ví dụ: Anthony has prepared a quotation for 1,000 pieces of custom uniform, valid for 30 days. (Anthony đã chuẩn bị bảng báo giá cho 1.000 bộ đồng phục đặt theo yêu cầu, có hiệu lực trong 30 ngày).
>>> Tìm hiểu thêm: Các từ viết tắt trong tiếng Anh và quy tắc viết đúng
2. Proforma invoice – Hóa đơn tạm tính
Hóa đơn tạm tính (Proforma Invoice) là một bảng báo giá tiếng Anh thường được sử dụng trong các giao dịch quốc tế. Loại báo giá này có hình thức giống như một hóa đơn chính thức nhưng chưa có giá trị thanh toán, giúp cho bên mua hàng/sử dụng dịch vụ ước tính tổng chi phí, bao gồm cả thuế và phí vận chuyển trước khi xác nhận đơn hàng.
Ví dụ: The proforma invoice includes shipping costs and estimated delivery time for your reference. (Hóa đơn tạm tính bao gồm chi phí vận chuyển và thời gian giao hàng ước tính để bạn tham khảo).
3. Cost estimate – Dự toán chi phí
Bản dự toán chi phí (Cost estimate) là bảng báo giá tiếng Anh sẽ được sử dụng trong các ngành như xây dựng, thiết kế hay sửa chữa để cung cấp con số dự kiến về tổng chi phí của dịch vụ, nhưng không ràng buộc như một bảng báo giá chính thức.
Ví dụ: According to our cost estimate, the total cost for renovating your office will be around $5,000. (Theo bảng dự toán chi phí của chúng tôi, tổng chi phí để cải tạo văn phòng của rơi vào khoảng 5.000 đô la).
>>> Tìm hiểu thêm: Sơ yếu lý lịch tiếng Anh chuẩn, gây ấn tượng nhà tuyển dụng!
4. Proposal – Báo giá kèm đề xuất giải pháp
Trong một số lĩnh vực như tư vấn dịch vụ, marketing hay công nghệ thông tin, các doanh nghiệp hay nhà cung ứng thường gửi đến khách hàng bảng proposal – bảng báo giá tiếng Anh kèm giải pháp – thay vì chỉ đơn thuần cung cấp bảng báo giá thông thường. Các ấn phẩm proposal không chỉ đưa ra chi phí mà còn trình bày chi tiết về giải pháp, chiến lược hoặc phương án thực hiện để thuyết phục khách hàng.
Ví dụ: Our proposal outlines a digital marketing strategy tailored to your business, with a total cost of $3,500 (Báo giá của chúng tôi trình bày chi tiết chiến lược tiếp thị số được thiết kế riêng cho doanh nghiệp của bạn, với tổng chi phí là 3.500 USD).
Cấu trúc bảng báo giá tiếng Anh chuẩn
Một bảng báo giá tiếng Anh chuyên nghiệp bao gồm các thông tin chính giúp khách hàng nắm rõ các điều khoản và mức giá mà doanh nghiệp đưa ra. Dưới đây là các thành phần cơ bản của một bảng báo giá chuẩn:
• Header (Tiêu đề và tên công ty): Ghi rõ tiêu đề là “Quotation”, “Proforma invoice”, Cost estimate, Proposal… tùy theo phân loại gửi cho khách hàng kèm theo tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email và logo.
• Customer Information (Thông tin khách hàng): Gồm tên công ty, tên người nhận, số điện thoại và email.
• Quotation Number and Date (Số báo giá và ngày phát hành): Mỗi báo giá cần có số hiệu và ngày phát hành để dễ quản lý.
• Item Description (Mô tả sản phẩm/dịch vụ): Liệt kê chi tiết sản phẩm hoặc dịch vụ với đơn vị tính, số lượng, đơn giá và tổng giá trị.
• Terms and Conditions (Điều khoản và điều kiện): Bao gồm phương thức thanh toán, thời gian giao hàng, chính sách bảo hành hoặc hoàn trả.
• Notes (Ghi chú): Các thông tin bổ sung như chiết khấu, ưu đãi hoặc các lưu ý đặc biệt.
>>> Tìm hiểu thêm: Cách chinh phục bài luận xin học bổng dễ dàng
Ví dụ bảng báo giá tiếng Anh
Quotation
Quotation No: QN2035-003
Date: April 04, 2025
From:
• ABC Agency Company
• 123 Business Street, New York, USA
• Phone: +1 123 456 7890 | Email: contact@abcagency.com
To:
• XYZ Corporation
• Contact Person: Mr. John Doe
• Phone: +1 987 654 3210 | Email: john.doe@xyzcorp.com
| Item | Description | Quantity | Unit Price
(USD) |
Total
(USD) |
| Wireless Bluetooth Headphones | Noise-canceling, 40 hours playtime | 500 | 50 | 25.000 |
| Portable Power Bank | 10,000mAh, Fast Charging | 300 | 20 | 6.000 |
Total Amount: $31.000
Terms and Conditions:
• Payment Terms: 50% advance, 50% upon delivery.
• Delivery Time: Within 30 days from the order confirmation.
Validity: This quotation is valid for 30 days from the date of issue.
Notes: A 10% discount will be applied for orders exceeding 1,000 units.
Dịch bảng báo giá tiếng Anh
Bảng báo giá
Số báo giá: QN2035-003
Ngày: Ngày 4 tháng 4 năm 2025
Từ:
• Công ty Agency ABC
• 123 Business Street, New York, USA
• Điện thoại: +1 123 456 7890 | Email: contact@abcagency.com
Đến:
• Công ty XYZ Corporation
• Người liên hệ: Ông John Doe
• Điện thoại: +1 987 654 3210 | Email: john.doe@xyzcorp.com
| Sản phẩm | Mô tả | Số lượng | Đơn giá
(USD) |
Tổng cộng
(USD) |
| Tai nghe không dây Bluetooth | Chống ồn, thời lượng pin 40 giờ | 500 | 50 | 25.000 |
| Sạc dự phòng | Dung lượng 10.000 mAh, sạc nhanh | 300 | 20 | 6.000 |
Tổng cộng: 31.000 USD
Điều khoản và điều kiện:
• Thanh toán: Đặt cọc 50%, thanh toán 50% còn lại sau khi nhận hàng
• Thời gian giao hàng: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày xác nhận đơn hàng
• Hiệu lực: Bảng báo giá có hiệu lực trong 30 ngày kể từ ngày phát hành.
Ghi chú: Giảm giá 10% cho đơn hàng từ 1.000 sản phẩm trở lên.
Lưu ý khi soạn bảng báo giá tiếng Anh
Để thể hiện được tính chuyên nghiệp với đối tác khi soạn thảo bảng báo giá tiếng Anh, bạn nên cân nhắc đến một số lưu ý như sau:
• Sử dụng ngôn ngữ chuyên ngành chuẩn xác: Đảm bảo các từ dùng trong bảng báo giá cần tường minh, rõ ràng và chính xác về mặt ngữ cảnh. Không sử dụng từ gây khó hiểu hoặc có tính địa phương.
• Định giá hợp lý và rõ ràng cho khách hàng: Bạn cần làm rõ với khách về các thông tin quan trọng như số lượng hàng hóa, đơn giá và tổng giá trị đơn hàng, bao gồm các phần chi phí vận chuyển, giao hàng (nếu có).
• Thời gian có hiệu lực: Một bảng báo giá chuẩn thường có thời hạn nhất định, thời hạn này có thể là từ 30 – 60 ngày tùy vào công ty của bạn. Cần đề cập rõ đến vấn đề này để khách hàng, đối tác nhanh chóng đưa ra quyết định phù hợp.
Việc soạn thảo bảng báo giá tiếng Anh chuyên nghiệp không chỉ giúp bạn truyền tải thông tin rõ ràng mà còn tạo dựng hình ảnh uy tín cho doanh nghiệp. Một bảng báo giá được trình bày cẩn thận, đầy đủ thông tin và minh bạch sẽ giúp bạn ghi điểm trong mắt đối tác.
