Bạn có biết rằng một câu kết thúc email được viết đúng cách có thể tạo nên sự khác biệt trong giao tiếp công việc? Không chỉ là một lời chào tạm biệt, câu kết thúc email còn là chìa khóa để thể hiện sự chuyên nghiệp, xây dựng mối quan hệ và để lại ấn tượng tốt với người nhận. Cùng ILA tìm hiểu cách kết thúc email hay và chuyên nghiệp để tạo ấn tượng tốt ngay từ dòng cuối.
Câu kết thúc email là gì, gồm những phần nào?
Câu kết thúc email là phần cuối của một email, thường bao gồm lời chào tạm biệt, tên người gửi và đôi khi kèm theo thông tin liên hệ hoặc chữ ký. Dù ngắn, phần này lại đóng vai trò hoàn thiện nội dung và thể hiện sự chuyên nghiệp. Một câu kết thúc email chuẩn thường gồm các thành phần sau:
• Lời chào kết thúc: Một cụm từ ngắn gọn, lịch sự như Trân trọng, Thân ái, hoặc Best regards để tạm biệt người nhận.
• Tên người gửi: Tên đầy đủ hoặc tên viết tắt tùy theo mức độ thân mật.
• Chữ ký email (nếu có): Bao gồm thông tin như chức vụ, công ty, số điện thoại, email hoặc liên kết mạng xã hội.
• Câu kêu gọi hành động (CTA): Trong một số trường hợp, câu kết thúc có thể kèm theo lời mời như: “Mong nhận phản hồi từ bạn” hoặc “Hẹn gặp bạn sớm”.
Câu kết thúc email Sincerely cuối thư là gì?
Sincerely là một trong những cách kết thúc email hay phổ biến trong tiếng Anh, mang ý nghĩa trân trọng hoặc chân thành. Từ này thường được sử dụng trong các email trang trọng, đặc biệt khi giao tiếp với đối tác, khách hàng hoặc trong môi trường công việc chuyên nghiệp.
Ví dụ: Sincerely,
John Doe
Từ này thể hiện sự tôn trọng và nghiêm túc, phù hợp với các email mang tính chất chính thức như thư ứng tuyển, thư đề nghị hợp tác hoặc thư giao dịch.
Tại sao cần câu kết thúc email chuyên nghiệp?
Một câu kết thúc email chuyên nghiệp không chỉ là một phép lịch sự mà còn mang lại nhiều lợi ích trong giao tiếp. Bạn cần chú trọng phần nội dung này bởi:
1. Hoàn thiện cấu trúc email
Một email chuyên nghiệp thường bao gồm các phần: lời chào mở đầu, nội dung chính và câu kết thúc. Thiếu câu kết thúc, email sẽ trông thiếu hoàn chỉnh, khiến người nhận cảm thấy thiếu sự chỉn chu hoặc thiếu tôn trọng. Câu kết thúc giúp email có cấu trúc rõ ràng, dễ đọc và dễ hiểu.
2. Thể hiện thái độ và ý định, tạo ấn tượng tốt
Câu kết thúc là cơ hội cuối cùng để bạn để lại ấn tượng với người nhận. Một lời chào lịch sự như: Best regards (Trân trọng, thân ái) thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp. Ngược lại, một câu kết không phù hợp hoặc thiếu sót có thể khiến người nhận đánh giá thấp về bạn hoặc tổ chức của bạn.
Ví dụ: Kết thúc email bằng câu như: “Mong nhận được phản hồi từ anh/chị” sẽ thể hiện bạn đang chờ đợi và tôn trọng ý kiến của họ.
3. Xây dựng mối quan hệ
Trong giao tiếp qua email, đặc biệt là với đối tác hoặc khách hàng, câu kết thúc email là cách để xây dựng và duy trì mối quan hệ. Một lời chào thân thiện như: “Chúc anh/chị một ngày tốt lành” hoặc “Rất mong được hợp tác” có thể tạo cảm giác gần gũi, tăng khả năng hợp tác lâu dài.
4. Phù hợp với văn hóa giao tiếp
Mỗi quốc gia và môi trường làm việc có những quy tắc giao tiếp riêng. Ở Việt Nam, người ta thường sử dụng Trân trọng hoặc Thân ái để thể hiện sự lịch sự. Trong khi đó, ở các nước phương Tây, Best regards hoặc Kind regards được ưa chuộng. Việc sử dụng câu kết thúc phù hợp với văn hóa giao tiếp giúp bạn tránh những hiểu lầm không đáng có.
>>> Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn cách viết thư tiếng Anh đúng chuẩn như người bản xứ
Cuối email nên viết gì? Cách kết thúc email hay?
Phần kết thúc email là nơi bạn thể hiện phong cách giao tiếp và để lại dấu ấn cá nhân. Tùy thuộc vào ngữ cảnh, đối tượng nhận email và ngôn ngữ sử dụng, bạn có thể lựa chọn các cách kết thúc email hay cho phù hợp.
1. Câu kết thúc email bằng tiếng Việt
a. Trân trọng cảm ơn
Một trong những cách kết thúc email phổ biến và được ưa chuộng trong môi trường công sở là Trân trọng cảm ơn. Cụm từ này thể hiện sự biết ơn và tôn trọng đối với người nhận, đặc biệt là khi bạn muốn cảm ơn họ vì đã dành thời gian hoặc công sức giúp đỡ. Cách kết thúc này phù hợp cho mọi tình huống, từ giao tiếp với đồng nghiệp đến đối tác kinh doanh.
Ví dụ:
• Trân trọng cảm ơn!
• Xin chân thành cảm ơn và mong sớm nhận được phản hồi từ bạn.
b. Kính thư
Kính thư là một cách kết thúc email rất trang trọng và chuyên nghiệp, thích hợp khi bạn muốn giao tiếp trong các tình huống chính thức. Đây là cụm từ rất thường gặp trong các email gửi đến cấp trên, đối tác quan trọng hoặc khi bạn muốn duy trì sự lịch sự tối đa.
Ví dụ:
• Kính thư,
• Trân trọng kính chào.
c. Chúc bạn một ngày tốt lành / Chúc bạn có một ngày làm việc hiệu quả
Trong các email mang tính thân mật và ít nghiêm túc hơn, bạn có thể kết thúc bằng cách gửi lời chúc đến người nhận. Đây là cách thể hiện sự quan tâm, thân thiện nhưng vẫn giữ được sự tôn trọng.
Ví dụ:
• Chúc bạn một ngày tốt lành!
• Chúc bạn thành công trong công việc!
d. Rất mong sớm nhận được phản hồi từ bạn
Câu kết “Rất mong sớm nhận được phản hồi từ bạn” là một lời kêu gọi hành động lịch sự. Nó thường được sử dụng trong các email công việc hoặc giao tiếp chuyên nghiệp để bày tỏ mong muốn nhận được câu trả lời từ người nhận.
2. Câu kết thúc email bằng tiếng Anh
a. Best regards (Trân trọng / Thân ái)
Best regards là cách kết thúc email rất phổ biến và được sử dụng rộng rãi trong môi trường công sở. Đây là một cách kết thúc lịch sự, nhưng không quá trang trọng, thích hợp cho mọi loại email từ công việc đến giao tiếp cá nhân. Bạn có thể sử dụng cụm từ này khi gửi email đến đồng nghiệp, đối tác hoặc khách hàng.
Ví dụ:
• Best regards,
• Best regards, [Tên bạn]
b. Sincerely (Trân trọng)
Khi bạn muốn thể hiện sự tôn trọng một cách trang trọng, Sincerely là lựa chọn tuyệt vời. Đây là cách kết thúc phù hợp trong các email chính thức, đặc biệt là trong các tình huống liên quan đến công việc hoặc các giao tiếp quan trọng.
Ví dụ:
• Sincerely,
• Sincerely yours, [Tên bạn]
c. Kind regards (Thân ái / Trân trọng)
Cách kết thúc này cũng khá phổ biến, nhưng có phần nhẹ nhàng và lịch sự hơn so với Best regards. Kind regards thường được sử dụng khi bạn đã có mối quan hệ thân thiết với người nhận nhưng vẫn muốn duy trì sự chuyên nghiệp trong giao tiếp.
Ví dụ:
• Kind regards,
• Kind regards, [Tên bạn]
d. Looking forward to your reply (Rất mong nhận được phản hồi từ bạn)
Đây là cách kết thúc email mà bạn có thể sử dụng khi bạn mong đợi người nhận phản hồi hoặc hành động tiếp theo sau khi nhận được email. Nó cho thấy rằng bạn quan tâm và muốn tiếp tục cuộc trao đổi.
Ví dụ:
• I’m looking forward to your reply.
• Looking forward to hearing from you soon.
>>> Tìm hiểu thêm: Cách luyện viết tiếng Anh hiệu quả giúp bạn tự tin hơn
Lưu ý khi viết câu kết thúc email
Để đảm bảo câu kết thúc email đạt hiệu quả cao và tránh những sai lầm không đáng có, bạn cần lưu ý các điểm sau:
1. Phù hợp với đối tượng
Với đối tác hoặc cấp trên, bạn hãy sử dụng câu kết trang trọng như Sincerely (Trân trọng). Với đồng nghiệp hoặc bạn bè, bạn có thể dùng Thanks (Cảm ơn) hoặc Best regards (Thân ái).
2. Đúng ngữ cảnh
Bạn cần xác định được email đang gửi đi trong hoàn cảnh nào để kết cho hợp lý. Ví dụ, một email xin lỗi không nên kết thúc bằng “Chúc bạn một ngày vui vẻ” vì điều này có thể bị coi là thiếu chân thành. Hãy chọn câu kết như “Mong nhận được sự thông cảm từ anh/chị”.
3. Kiểm tra lỗi chính tả
Một lỗi nhỏ trong câu kết thúc, như viết sai Trân trọng thành Trận trọng, có thể làm giảm sự chuyên nghiệp của bạn. Hãy kiểm tra kỹ trước khi gửi.
4. Không lạm dụng ký tự cảm xúc
Trong email công việc, tránh sử dụng quá nhiều biểu tượng cảm xúc, đặc biệt trong câu kết thúc. Một nụ cười nhẹ 🙂 có thể chấp nhận được trong email thân mật, nhưng không phù hợp với email trang trọng.
5. Cập nhật chữ ký email
Hãy đảm bảo chữ ký email luôn được cập nhật với thông tin chính xác như chức danh, số điện thoại hoặc email. Một chữ ký lỗi thời có thể gây khó khăn cho người nhận khi liên hệ lại.
6. Tránh lặp lại nội dung
Nếu bạn đã đề cập đến việc mong nhận phản hồi trong phần nội dung, không cần lặp lại trong câu kết. Thay vào đó, hãy chọn một lời chào đơn giản như Best regards.
7. Tôn trọng văn hóa giao tiếp
Khi gửi email cho đối tác quốc tế, hãy tìm hiểu văn hóa giao tiếp của họ. Ví dụ, người Nhật thường đánh giá cao sự trang trọng, trong khi người Mỹ có thể thoải mái hơn với các từ ngữ như Thanks hoặc Cheers.
Kết luận
Tuy câu kết thúc email ngắn gọn nhưng lại đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ấn tượng và xây dựng mối quan hệ trong giao tiếp. Một câu kết thúc email chuyên nghiệp không chỉ hoàn thiện cấu trúc email mà còn thể hiện thái độ, sự tôn trọng và ý định của bạn. Dù sử dụng tiếng Việt hay tiếng Anh, hãy luôn chọn câu kết phù hợp với ngữ cảnh, đối tượng và văn hóa giao tiếp.
