Hướng dẫn cách viết thư tiếng Anh đúng chuẩn như người bản xứ

Xu hướng toàn cầu hóa phát triển mạnh mẽ khiến cho nhu cầu giao dịch / trao đổi thông tin qua thư từ trở nên phổ biến hơn.

Dù là một bức thư giao tiếp thông thường, thư xin việc hay thư hỏi thăm – bức thư của bạn cũng cần  thể hiện sự chuyên nghiệp của bản thân.

Bài viết của ILA chia sẻ cho bạn cách viết thư tiếng Anh theo tiêu chuẩn để gây ấn tượng với người nhận. Bắt đầu ngay nhé!

Để viết một bức thư tiếng Anh chỉn chu, bạn cần học cách viết thư theo cấu trúc tiêu chuẩn

1. Cấu trúc chung của một bức thư tiếng Anh thông thường

Để viết bức thư bằng tiếng Anh chuyên nghiệp, bạn cần ghi nhớ về cấu trúc chuẩn của nó, bao gồm:

1. Heading – Chủ đề thư

Trong phần Heading sẽ trình bày những thông tin cơ bản của người gửi:

1. Họ tên.
2. Thông tin liên lạc.
3. Địa chỉ người nhận.
4. Ngày, tháng gửi thư.

Sau đó, bạn cần viết một câu mở đầu để dẫn vào nội dung chính của bức thư. Ví dụ về đoạn mở đầu:

“Dear Mr. Tuan,

Thank you so much for your beautiful Christmas presents!”

2. Body – Nội dung thư

Nội dung là phần quan trọng nhất, thể hiện mục đích chính của bức thư – trình bày tất cả lý do và sự việc.

Giả sử khi viết thư xin việc, bạn cần nhấn mạnh:

1. Kinh nghiệm làm việc.
2. Điểm mạnh của bản thân.
3. Lý do vì sao bạn phù hợp với vị trí mà công ty đang tuyển dụng.
4. Mong muốn được phỏng vấn.
5. Cung cấp thông tin liên lạc: SĐT – Email.
6. Đính kèm CV.

Trong cách viết thư tiếng Anh, bạn cần lưu ý về ngôn ngữ sử dụng phải phù hợp với từng đối tượng nhận thư. Nếu gửi thư cho gia đình, bạn bè… bạn không cần sử dụng các loại câu trang trọng.

Ngược lại, nếu bạn viết thư để xin việc, xác nhận thông tin, thư cho cấp trên… thì nên cần sự trang trọng và tuyệt đối không sử dụng các từ ngữ mang tính học thuật hay mắc lỗi ngữ pháp – vì điều này thể hiện bạn không chuyên nghiệp.

3. Complimentary close – Lời kết

Phần kết thư sẽ bao gồm lời chào và chữ ký. Bạn cần ghi nhớ phần chào mở đầu và phần kết phải liên kết với nhau.

Ví dụ: Mở đầu là “Sir” thì kết thúc là “Faithfully” hoặc mở đầu là “Dear Mr.” thì kết thúc là “Sincerely”.

2. 3 Dạng văn phong khi viết thư tiếng Anh

Văn phong trong cách viết thư tiếng Anh sẽ thay đổi linh hoạt tùy theo đối tượng nhận thư. Dưới đây là 3 dạng văn phong phổ biến khi viết thư tiếng Anh mà bạn nên lưu lại để ứng dụng phù hợp vào ngữ cảnh của mình.

1. Văn phong viết thư trang trọng 

1. Lời chào mở đầu và lời kết mang tính trang trọng
2. Không viết tắt.
3. Sử dụng ngôn từ ngữ trang trọng

Nghĩa là bạn không nên sử dụng câu từ thông tục như: “Let me know if there’s any update“

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng dạng câu thể bị động như: “A 3-day package holiday to the picturesque city of Da Lat is being offered by our agency“.

2. Văn phong viết thư thân mật

1. Lời chào và lời kết thể hiện sự thân mật, gần gũi.
2. Sử dụng ngôn ngữ thân mật, dùng các ngữ động từ như: “Let’s hang out next time you’re in Ho Chi Minh City“. Đồng thời, bạn có thể lược bỏ các đại từ trong câu. V.d: “Hope to see you soon!“

3. Văn phong viết thư lịch sự

1. Lời chào khách sáo: Dear Mr, Ms..
2. Lời kết thân mật: Best wishes,/Yours truly, + tên họ
3. Xuyên suốt nội dung thư sử dụng giọng văn mang tính tôn trọng. Ngoài ra, bạn nên cẩn thận khi sử dụng các quán ngữ và nên bỏ các đại từ.

Bạn nên xác định rõ dạng phong thư nào phù hợp với nội dung thư và đối tượng nhận thư

3. 3 Kiểu trình bày cách viết thư tiếng Anh thông dụng

Tùy vào từng mục đích viết thư mà mỗi người sẽ có cách trình bày phù hợp. Trong cách viết thư tiếng Anh sẽ có 3 kiểu trình bày thông dụng mà ILA sẽ chia sẻ cho bạn sau đây:

1. Mẫu thư tiếng Anh kiểu Semi-Block

Kiểu viết thư Semi-Block với nội dung văn bản được căn lề trái – trừ các phần ngày/tháng/địa chỉ và lời kết. Đồng thời, phần đầu của mỗi đoạn văn sẽ ᴠiết lùi ᴠào 1 ô.

2. Mẫu thư tiếng Anh kiểu Modified Block

Tương tự như cách căn lề văn bản của Semi-Block. Tuy nhiên, ở phần ngày/tháng, địa chỉ người gửi và lời kết sẽ căn lùi lề trái khoảng 3 inch. Đồng thời, các đoạn văn bản không lùi đầu dòng và được viết thẳng hàng.

3. Mẫu thư tiếng Anh kiểu Block

Đây là dạng cách viết thư tiếng Anh được sử dụng nhiều nhất. Toàn bộ phần văn bản được căn thẳng lề trái. Tuy nhiên khi xuống dòng không cần viết thụt vào chữ đầu của mỗi đoạn văn.

4. 6 Lưu ý quan trọng cần ghi nhớ khi viết thư bằng tiếng Anh

Để viết một bức thư tiếng Anh chỉn chu và chuyên nghiệp, có những lưu ý quan trọng bạn cần ghi nhớ, cụ thể:

1. Tránh viết tắt, ví dụ: I am – không viết I’m, I have seen – không viết I’ve seen, I will – không viết I’ll…
2. Không sử dụng các tiếng lóng hay từ ngữ địa phương trong thư.
3. Dù sử dụng ngôn ngữ bức thư như thế nào, bạn nên có “Dear…” ở mỗi đầu thư và sử dụng “Please” nếu có yêu cầu.
4. Nội dung thư nên trình bày ngắn gọn, đầy đủ chủ vị nhưng phải truyền tải đủ ý.
5. Sử dụng dấu chấm câu chính xác (đúng vị trí), hạn chế dùng dấu chấm than (tốt nhất không sử dụng).
6. Tại phần kết thư, bạn nên chú ý:

Regards, Best Regards: Có thể sử dụng trong nhiều tình huống, dạng thư.

Sincerely Yours: Phù hợp khi sử dụng trong thư mời, thư xin việc hay thư khiếu nại, vì mang nghĩa “chân thành”.

Faithfully Yours: Thường sử dụng cho những nhà cung cấp viết thư đến khách hàng, vì mang nghĩa “trung thành”.

5. Lời kết

Áp dụng cách viết thư tiếng Anh chuẩn của ILA sẽ giúp bạn tạo sự chuyên nghiệp và ấn tượng đẹp trong mắt người nhận, đồng thời còn thể hiện sự tôn trọng nhất định với họ.

Bên cạnh đó, có một số lưu ý nhỏ bạn cần ghi nhớ để có thể trình bày một lá thư tiếng Anh tốt nhất. Chúc bạn thành công!