Xu hướng toàn cầu hóa phát triển mạnh mẽ khiến cho nhu cầu giao dịch / trao đổi thông tin qua thư từ trở nên phổ biến hơn. Dù là một bức thư giao tiếp thông thường, thư xin việc hay thư hỏi thăm – bức thư của bạn cũng cần thể hiện sự chuyên nghiệp của bản thân. ILA mách bạn cách viết thư tiếng Anh theo tiêu chuẩn để gây ấn tượng với người nhận. Bắt đầu ngay nhé!
Cấu trúc chung của một bức thư tiếng Anh thông thường
Để viết bức thư bằng tiếng Anh chuyên nghiệp, bạn cần ghi nhớ về cấu trúc chuẩn của nó, bao gồm:
1. Cách viết thư tiếng Anh: Heading – Chủ đề thư
Trong phần Heading sẽ trình bày những thông tin cơ bản của người gửi:
• Họ tên.
• Thông tin liên lạc.
• Địa chỉ người nhận.
• Ngày, tháng gửi thư.
Sau đó, bạn cần viết một câu mở đầu để dẫn vào nội dung chính của bức thư. Ví dụ về đoạn mở đầu:
“Dear Mr. Tuan,
Thank you so much for your beautiful Christmas presents!”
2. Cấu trúc viết thư tiếng Anh: Body – Nội dung thư
Nội dung là phần quan trọng nhất, thể hiện mục đích chính của bức thư – trình bày tất cả lý do và sự việc.
Giả sử khi viết thư xin việc, bạn cần nhấn mạnh:
• Kinh nghiệm làm việc.
• Điểm mạnh của bản thân.
• Lý do vì sao bạn phù hợp với vị trí mà công ty đang tuyển dụng.
• Mong muốn được phỏng vấn.
• Cung cấp thông tin liên lạc: Số điện thoại – Email.
• Đính kèm CV.
Trong cách viết thư tiếng Anh, bạn cần lưu ý về ngôn ngữ sử dụng phải phù hợp với từng đối tượng nhận thư. Nếu gửi thư cho gia đình, bạn bè… bạn không cần sử dụng các loại câu trang trọng.
Ngược lại, nếu bạn viết thư để xin việc, xác nhận thông tin, thư cho cấp trên… thì nên cần sự trang trọng và tuyệt đối không sử dụng các từ ngữ mang tính học thuật hay mắc lỗi ngữ pháp – vì điều này thể hiện bạn không chuyên nghiệp.
3. Cách viết thư tiếng Anh: Complimentary close – Lời kết
Phần kết thư sẽ bao gồm lời chào và chữ ký. Bạn cần ghi nhớ phần chào mở đầu và phần kết phải liên kết với nhau.
Ví dụ: Mở đầu là “Sir” thì kết thúc là “Faithfully” hoặc mở đầu là “Dear Mr.” thì kết thúc là “Sincerely”.
>>> Đọc thêm: Bảng động từ bất quy tắc chính xác và đầy đủ nhất
3 dạng văn phong khi viết thư tiếng Anh
Văn phong trong cách viết thư tiếng Anh sẽ thay đổi linh hoạt tùy theo đối tượng nhận thư. Dưới đây là 3 dạng văn phong phổ biến trong cấu trúc viết thư tiếng Anh mà bạn nên lưu lại để ứng dụng phù hợp vào ngữ cảnh của mình.
1. Văn phong viết thư trang trọng
• Lời chào mở đầu và lời kết mang tính trang trọng
• Không viết tắt
• Sử dụng ngôn từ ngữ trang trọng
Nghĩa là bạn không nên sử dụng câu từ thông tục như: “Let me know if there’s any update“.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng dạng câu thể bị động như: “A 3-day package holiday to the picturesque city of Da Lat is being offered by our agency“.
2. Văn phong viết thư thân mật
• Lời chào và lời kết thể hiện sự thân mật, gần gũi.
• Sử dụng ngôn ngữ thân mật, dùng các ngữ động từ như: “Let’s hang out next time you’re in Ho Chi Minh City“. Đồng thời, bạn có thể lược bỏ các đại từ trong câu. V.d: “Hope to see you soon!”
3. Văn phong viết thư lịch sự
• Lời chào khách sáo: Dear Mr, Ms..
• Lời kết thân mật: Best wishes,/Yours truly, + tên họ
• Xuyên suốt nội dung thư sử dụng giọng văn mang tính tôn trọng. Ngoài ra, bạn nên cẩn thận khi sử dụng các quán ngữ và nên bỏ các đại từ.
>>> Đọc thêm: Trật tự từ trong câu tiếng Anh: Hướng dẫn sắp xếp dễ hiểu nhất
3 kiểu trình bày cách viết thư tiếng Anh thông dụng
Tùy vào từng mục đích viết thư mà mỗi người sẽ có cách trình bày phù hợp. Trong cách viết thư tiếng Anh sẽ có 3 kiểu trình bày thông dụng mà ILA sẽ chia sẻ cho bạn sau đây:
1. Mẫu thư tiếng Anh kiểu Semi-Block
Kiểu viết thư Semi-Block với nội dung văn bản được căn lề trái – trừ các phần ngày/tháng/địa chỉ và lời kết. Đồng thời, phần đầu của mỗi đoạn văn sẽ ᴠiết lùi ᴠào 1 ô.
2. Mẫu thư tiếng Anh kiểu Modified Block
Tương tự như cách căn lề văn bản của Semi-Block. Tuy nhiên, ở phần ngày/tháng, địa chỉ người gửi và lời kết sẽ căn lùi lề trái khoảng 3 inch. Đồng thời, các đoạn văn bản không lùi đầu dòng và được viết thẳng hàng.
3. Mẫu thư tiếng Anh kiểu Block
Đây là dạng cách viết thư tiếng Anh được sử dụng nhiều nhất. Toàn bộ phần văn bản được căn thẳng lề trái. Tuy nhiên khi xuống dòng không cần viết thụt vào chữ đầu của mỗi đoạn văn.
Cách viết thư xin việc bằng tiếng Anh tham khảo
Dưới đây là cấu trúc viết thư tiếng Anh để xin việc, bạn có thể tham khảo:
[Your Name]
[Your Address]
[City, State, ZIP Code]
[Your Email]
[Your Phone Number]
[Date]
Hiring Manager
[Company Name]
[Company Address]
[City, State, ZIP Code]
Subject: Application for [Job Title] Position
Dear Hiring Manager,
I am writing to express my interest in the [Job Title] position at [Company Name], as advertised on [Job Portal/Company Website]. With a strong background in [your field of expertise] and a passion for [relevant skills or industry], I am excited about the opportunity to contribute to your team.
In my previous role as a [Your Previous Job Title] at [Previous Company Name], I successfully [mention key achievements, projects, or responsibilities]. My experience in [mention relevant skills, such as project management, customer service, or technical expertise] has equipped me with the ability to [mention how your skills align with the job role]. Additionally, my ability to [highlight soft skills, such as teamwork, leadership, or adaptability] makes me a strong candidate for this position.
I am particularly drawn to [Company Name] because of its [mention something specific about the company’s values, culture, or projects that align with your interests]. I believe that my skills and experience would make a valuable contribution to your team, and I am eager to bring my expertise to [Company Name] to help achieve its goals.
I would welcome the opportunity to further discuss how my skills and experience align with the needs of your team. Please feel free to contact me at your earliest convenience to schedule an interview. Thank you for your time and consideration – I look forward to your response.
Best regards,
[Your Name]
Cách viết thư tiếng Anh: Dịch nghĩa
[Tên của bạn]
[Địa chỉ của bạn]
[Thành phố, Tiểu bang, Mã ZIP]
[Email của bạn]
[Số điện thoại của bạn]
[Ngày]
Người phụ trách tuyển dụng
[Tên công ty]
[Địa chỉ công ty]
[Thành phố, Tiểu bang, Mã ZIP]
Chủ đề: Đơn ứng tuyển vị trí [Tên vị trí công việc]
Kính gửi Bộ phận tuyển dụng,
Tôi viết thư này để bày tỏ sự quan tâm của mình đối với vị trí [Tên vị trí công việc] tại [Tên công ty], được đăng tuyển trên [Trang web tuyển dụng/trang web công ty]. Với nền tảng vững chắc trong lĩnh vực [lĩnh vực chuyên môn của bạn] và niềm đam mê với [các kỹ năng hoặc ngành nghề liên quan], tôi rất hào hứng với cơ hội được đóng góp vào đội ngũ của quý công ty.
Trong vai trò trước đây của tôi với tư cách là [Chức danh công việc trước đây] tại [Tên công ty trước đây], tôi đã thành công trong việc [đề cập đến các thành tích, dự án hoặc trách nhiệm chính]. Kinh nghiệm của tôi trong [đề cập đến các kỹ năng liên quan, chẳng hạn như quản lý dự án, dịch vụ khách hàng hoặc chuyên môn kỹ thuật] đã trang bị cho tôi khả năng [nêu cách kỹ năng của bạn phù hợp với vị trí ứng tuyển]. Ngoài ra, khả năng [nêu các kỹ năng mềm, chẳng hạn như làm việc nhóm, lãnh đạo hoặc thích ứng nhanh] của tôi khiến tôi trở thành một ứng viên sáng giá cho vị trí này.
Tôi đặc biệt ấn tượng với [Tên công ty] bởi [đề cập đến một điều gì đó cụ thể về giá trị, văn hóa hoặc dự án của công ty phù hợp với sở thích của bạn]. Tôi tin rằng với kỹ năng và kinh nghiệm của mình, tôi có thể đóng góp giá trị cho đội ngũ của quý công ty và mong muốn được tham gia để cùng [Tên công ty] đạt được những mục tiêu lớn hơn.
Tôi rất mong có cơ hội thảo luận thêm về cách mà kỹ năng và kinh nghiệm của mình có thể đáp ứng nhu cầu của công ty. Quý công ty có thể liên hệ với tôi bất cứ lúc nào thuận tiện để sắp xếp một buổi phỏng vấn. Xin cảm ơn vì đã dành thời gian xem xét đơn ứng tuyển của tôi. Tôi mong chờ phản hồi từ quý công ty.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
>>> Đọc thêm: Cấu trúc câu trong tiếng Anh thông dụng và đầy đủ nhất
6 lưu ý quan trọng cần ghi nhớ về cách viết thư bằng tiếng Anh
Để viết một bức thư tiếng Anh chỉn chu và chuyên nghiệp, có những lưu ý quan trọng bạn cần ghi nhớ, cụ thể:
• Tránh viết tắt, ví dụ: I am – không viết I’m, I have seen – không viết I’ve seen, I will – không viết I’ll…
• Không sử dụng các tiếng lóng hay từ ngữ địa phương trong thư.
• Dù sử dụng ngôn ngữ bức thư như thế nào, bạn nên có “Dear…” ở mỗi đầu thư và sử dụng “Please” nếu có yêu cầu.
• Nội dung thư nên trình bày ngắn gọn, đầy đủ chủ vị nhưng phải truyền tải đủ ý.
• Sử dụng dấu chấm câu chính xác (đúng vị trí), hạn chế dùng dấu chấm than (tốt nhất không sử dụng).
• Tại phần kết thư, bạn nên chú ý:
Regards, Best Regards: Có thể sử dụng trong nhiều tình huống, dạng thư.
Sincerely Yours: Phù hợp khi sử dụng trong thư mời, thư xin việc hay thư khiếu nại, vì mang nghĩa “chân thành”.
Faithfully Yours: Thường sử dụng cho những nhà cung cấp viết thư đến khách hàng, vì mang nghĩa “trung thành”.
Lời kết
Áp dụng cách viết thư tiếng Anh chuẩn của ILA sẽ giúp bạn tạo sự chuyên nghiệp và ấn tượng đẹp trong mắt người nhận, đồng thời còn thể hiện sự tôn trọng nhất định với họ. Bên cạnh đó, có một số lưu ý nhỏ bạn cần ghi nhớ để có thể trình bày cấu trúc một lá thư tiếng Anh tốt nhất. Chúc bạn thành công!
