Đối với những người làm việc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, thuật ngữ PO chắc hẳn đã không còn xa lạ. Nhưng nếu bạn mới bắt đầu tìm hiểu, PO là gì? PO mang ý nghĩa gì trong kinh doanh? Liệu đây có phải là một thuật ngữ tiếng Anh chuyên ngành? Hãy cùng khám phá để hiểu rõ hơn về khái niệm quan trọng này!
PO là gì? PO là viết tắt của từ gì?
PO nghĩa là gì? PO là viết tắt tiếng Anh của Purchase Order, nghĩa là Đơn đặt hàng. Nó là từ vựng tiếng Anh chuyên ngành xuất nhập khẩu. Đây là một tài liệu thương mại rất quan trọng trong hoạt động mua bán, đặc biệt là trong kinh doanh.
Purchase order (PO) là một chứng từ chính thức được người mua gửi đến nhà cung cấp để yêu cầu cung cấp một loại hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể. Trong đơn đặt hàng, người mua sẽ ghi rõ các thông tin chi tiết như:
• Thông tin về người mua: Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, người liên hệ…
• Thông tin về nhà cung cấp: Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, người liên hệ…
• Thông tin về hàng hóa hoặc dịch vụ: Tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, mô tả chi tiết…
• Điều kiện giao hàng: Thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, phương thức giao hàng…
• Điều kiện thanh toán: Hình thức thanh toán, thời hạn thanh toán…
• Các điều khoản và điều kiện khác: Bảo hành, đổi trả, các quy định khác…
Các dạng PO phổ biến hiện nay
PO (Purchase Order) có nhiều dạng khác nhau, tùy thuộc vào đặc điểm của giao dịch mua bán. Các dạng chứng từ phổ biến của PO là gì? Có mấy loại và chúng khác nhau như thế nào? Cùng tìm hiểu chi tiết dưới đây.
1. Standard Purchase Order (Đơn đặt hàng tiêu chuẩn)
Đây là loại đơn đặt hàng thông thường, dùng cho các giao dịch mua hàng một lần, trong đó có các thông tin cụ thể về số lượng, giá cả, thời gian giao hàng và điều kiện thanh toán. Phù hợp khi bạn cần mua hàng ngay lập tức và tất cả các chi tiết đã được xác định rõ ràng.
2. Blanket Purchase Order (Đơn đặt hàng khung)
Là một loại PO dài hạn, trong đó giá cả và điều kiện đã được thỏa thuận trước nhưng chưa xác định rõ số lượng và thời gian giao hàng. Thích hợp khi bạn có mối quan hệ liên tục với nhà cung cấp và cần mua hàng thường xuyên trong thời gian dài.
3. Contract Purchase Order (Đơn đặt hàng hợp đồng)
Đây là một PO có hợp đồng pháp lý giữa bên mua và bên bán. Nó định nghĩa các điều kiện mua bán trong tương lai nhưng không quy định cụ thể sản phẩm, số lượng hay thời gian giao hàng. Thường được sử dụng cho các hợp đồng dài hạn khi hàng hóa hoặc dịch vụ sẽ được đặt khi có nhu cầu, với các điều kiện đã được thỏa thuận trước.
Thích hợp cho các dự án lớn, xây dựng cơ sở hạ tầng, mua sắm thiết bị công nghệ…
4. Planned Purchase Order (Đơn đặt hàng dự kiến)
Là đơn đặt hàng với kế hoạch giao hàng trong tương lai, trong đó đã quy định số lượng và giá cả, nhưng đơn hàng chỉ được phát hành khi có nhu cầu cụ thể, phù hợp cho việc dự báo và lập kế hoạch. Đặc biệt, doanh nghiệp biết mình sẽ cần sản phẩm trong tương lai nhưng chưa cần ngay.
5. Service Purchase Order (Đơn đặt hàng dịch vụ)
Đây là loại đơn đặt hàng dành riêng cho các dịch vụ, bao gồm chi tiết công việc, điều kiện thanh toán và thời gian thực hiện, không liên quan đến sản phẩm vật lý. Sử dụng khi thuê dịch vụ bên ngoài như tư vấn, sửa chữa hoặc bảo trì.
Ngoài các dạng PO trên, còn có một số dạng PO khác như:
• Emergency Purchase Order (Đơn đặt hàng khẩn cấp): Được sử dụng trong trường hợp cần mua hàng khẩn cấp.
• Rush Purchase Order (Đơn đặt hàng gấp): Được sử dụng khi cần giao hàng nhanh chóng.
• Subcontract Purchase Order (Đơn đặt hàng gia công): Được sử dụng khi một công ty thuê một công ty khác để thực hiện một phần công việc.
Việc lựa chọn dạng PO là gì phù hợp phụ thuộc vào đặc điểm của giao dịch mua bán, yêu cầu của doanh nghiệp và quy định pháp luật.
>>> Tìm hiểu thêm: Tiếng Anh chuyên ngành kinh tế: Từ vựng và bài tập hữu ích
Lợi ích của PO là gì?
• Minh bạch hóa giao dịch: PO cung cấp một bản ghi chi tiết về mọi chi tiết của giao dịch, bao gồm sản phẩm, số lượng, giá cả, điều kiện giao hàng và thanh toán. Điều này giúp cả hai bên hiểu rõ về nghĩa vụ và quyền lợi của mình, giảm thiểu tranh chấp.
• Quản lý hiệu quả: Các doanh nghiệp quản lý đơn hàng, hàng tồn kho và chi phí một cách hiệu quả. Bằng cách theo dõi các PO, doanh nghiệp có thể dự đoán nhu cầu, tránh tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho quá nhiều.
• Tăng tính chính xác: PO giúp đảm bảo rằng các đơn hàng được thực hiện chính xác theo yêu cầu của người mua. Điều này giúp giảm thiểu lỗi và sai sót trong quá trình giao hàng và thanh toán.
• Bảo vệ pháp lý: PO là một tài liệu pháp lý, có giá trị ràng buộc giữa hai bên. Trong trường hợp xảy ra tranh chấp, PO sẽ là bằng chứng quan trọng để giải quyết vấn đề.
• Cải thiện quan hệ đối tác: PO giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa người mua và người bán. Bằng cách sử dụng PO, các doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng các đối tác của mình được đối xử công bằng và minh bạch.
Doanh nghiệp sử dụng PO để làm gì?
Purchase order sẽ có ảnh hưởng đến 2 bên người mua và người bán. Việc sử dụng PO sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được mọi quy trình.
| Đối tượng | Lợi ích |
| Đối với người mua | • Sử dụng PO giúp theo dõi chi phí mua hàng, so sánh giá cả giữa các nhà cung cấp và tìm ra những ưu đãi tốt nhất. |
| • Đặt ra các yêu cầu về chất lượng sản phẩm, dịch vụ và thời gian giao hàng. | |
| • Quản lý hàng tồn kho bằng cách giúp dự đoán nhu cầu và lên kế hoạch mua hàng phù hợp, tránh thiếu hàng hoặc tồn kho quá nhiều. | |
| • Giảm thiểu rủi ro như hàng hóa không đúng chất lượng, giao hàng chậm trễ. | |
| Đối với người bán | • Giúp hiểu rõ nhu cầu của khách hàng để chuẩn bị hàng hóa và dịch vụ phù hợp. |
| • Lên kế hoạch sản xuất và giao hàng một cách hiệu quả. | |
| • Theo dõi tình trạng đơn hàng và đảm bảo giao hàng đúng hẹn, đáp ứng nhu cầu của khách hàng. |
Quy trình sử dụng purchase order trong doanh nghiệp
Quy trình sử dụng PO là gì trong kinh doanh? Dưới đây là tóm tắt các bước cơ bản:
1. Xác định nhu cầu mua hàng
Bộ phận mua hàng hoặc các bộ phận khác trong doanh nghiệp xác định nhu cầu mua sắm hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể. Họ sẽ xác định loại hàng hóa cần mua, số lượng và thời gian giao hàng.
2. Tạo purchase order (PO)
Sau khi xác định nhu cầu, bộ phận mua hàng sẽ tạo một đơn đặt hàng (PO), bao gồm các thông tin cần thiết như mô tả sản phẩm/dịch vụ, số lượng, giá cả, thời gian giao hàng và điều kiện thanh toán.
3. Phê duyệt PO
PO cần được phê duyệt bởi các cấp quản lý hoặc bộ phận tài chính trước khi gửi cho nhà cung cấp. Quá trình phê duyệt đảm bảo rằng việc mua hàng phù hợp với ngân sách và chính sách của doanh nghiệp.
4. Gửi PO cho nhà cung cấp
Sau khi được phê duyệt, PO sẽ được gửi đến nhà cung cấp. Nhà cung cấp sẽ xem xét đơn đặt hàng và chấp nhận nếu họ có thể cung cấp hàng hóa/dịch vụ theo yêu cầu.
5. Nhà cung cấp chuẩn bị và giao hàng
Sau khi nhận được PO, nhà cung cấp sẽ chuẩn bị hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ theo các yêu cầu trong PO. Hàng hóa sẽ được giao theo thời gian quy định.
6. Kiểm tra và nhận hàng
Khi nhận hàng, bộ phận kho hoặc bộ phận liên quan sẽ kiểm tra chất lượng, số lượng và đối chiếu với thông tin trên PO để đảm bảo hàng hóa hoặc dịch vụ đúng như yêu cầu.
7. Xử lý thanh toán
Sau khi hàng hóa hoặc dịch vụ đã được nhận và kiểm tra, doanh nghiệp sẽ tiến hành xử lý thanh toán cho nhà cung cấp theo điều khoản thanh toán đã được thỏa thuận trong PO.
8. Lưu trữ PO và hồ sơ giao dịch
Tất cả tài liệu liên quan đến PO, bao gồm các chứng từ mua hàng, hóa đơn và giấy tờ giao nhận, sẽ được lưu trữ để quản lý chi phí, kiểm toán và tham chiếu sau này.
>>> Tìm hiểu thêm: Tiếng Anh chuyên ngành ngân hàng: Học gì để thành “banker”?
Bài tập tiếng Anh PO là gì?
1. Hoàn thành đoạn hội thoại
Hoàn thành đoạn hội thoại giữa nhân viên mua hàng và nhà cung cấp bằng cách sử dụng các từ, cụm từ phù hợp dưới đây:
(terms, confirm, purchase order number, delivery date, payment, quantity, specification)
Employee: Hello, I would like to order 500 units of your product.
Supplier: Sure. Could you please provide the (1) _______ so we can process your order?
Employee: The PO number is PO-2345678. Can you confirm the (2) _______ of the items?
Supplier: The items will be delivered by October 12th. Are you okay with this (3) _______?
Employee: Yes, that’s fine. What about the (4) _______ terms?
Supplier: We require a 50% deposit upon order confirmation and the remaining balance upon delivery.
Employee: That sounds reasonable. Can you also confirm that the (5) _______ of the products meets our requirements?
Supplier: Yes, we will ensure the products meet your exact specifications.
Đáp án
| 1. purchase order number | 2. payment | 3. delivery date | 4. payment | 5. specification |
2. Điền vào chỗ trống
Hoàn thành các câu dưới đây với từ phù hợp về chủ đề purchase order.
1. A _______ is a document issued by a buyer to a supplier, indicating the type, quantity, and price of products or services.
2. Before issuing a purchase order, the buyer usually negotiates the _______ with the supplier, including payment terms and delivery schedules.
3. Once a purchase order is confirmed, it becomes a legally binding _______ between the buyer and the supplier.
4. The buyer must specify the purchase order _______ on all related documents for the supplier to process the order.
5. The supplier is responsible for ensuring that the _______ of goods matches the details provided in the purchase order.
Đáp án
| 1. purchase order | 2. terms | 3. contact | 4. number | 5. quality |
Kết luận
Việc nắm vững khái niệm PO là gì và quy trình sử dụng purchase order (PO) không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru mà còn là chìa khóa để tối ưu hóa hiệu suất và nâng cao lợi thế cạnh tranh. Khi doanh nghiệp tận dụng triệt để các lợi ích từ PO, họ không chỉ kiểm soát tốt chi phí mà còn đảm bảo sự chính xác và minh bạch trong từng khâu giao dịch. Đặc biệt, trong ngành logistics đầy thách thức, PO chính là công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp vươn xa và đạt được những bước tiến đột phá.
