Trong hành trình tìm kiếm cơ hội nghề nghiệp phù hợp, application letter – thư ứng tuyển là một trong những yếu tố quan trọng giúp bạn ghi điểm với nhà tuyển dụng ngay từ vòng nộp hồ sơ. Đây không chỉ là một lá thư đơn thuần mà còn là cơ hội để bạn giới thiệu bản thân, trình bày những điểm mạnh và tạo ấn tượng đầu tiên một cách chuyên nghiệp. Vậy làm thế nào để viết một application letter thu hút và hiệu quả? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách tạo nên một lá thư ứng tuyển chuẩn chỉnh, giúp bạn chinh phục mọi vị trí công việc.
Application letter là gì?
Application letter hay còn có tên khác là cover letter, là dạng thư ứng tuyển được gửi kèm theo hồ sơ xin việc hoặc hồ sơ xin nhập học, đăng ký xin học bổng… Nội dung bức thư này thường dùng để giới thiệu chung về bản thân, trình bày đầy đủ về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm liên quan đến vị trí công việc hay chương trình học bổng mà bạn đang ứng tuyển.
Khác với sơ yếu lý lịch (Curriculum Vitae – CV) liệt kê các thành tích, thông tin dưới dạng gạch đầu dòng ngắn gọn, thư ứng tuyển cho phép bạn giải thích một cách chi tiết các kỹ năng, kinh nghiệm của mình tương ứng với từng yêu câu về vị trí công việc hay chương trình học bổng cụ thể.
>>> Tìm hiểu thêm: Kỹ năng thuyết trình: Cách tạo ấn tượng ngay từ phút đầu tiên
7 tiêu chí để viết application letter thu hút
Cùng tham khảo các tiêu chí để bạn có thể viết được application letter – thư ứng tuyển chinh phục được nhà tuyển dụng, doanh nghiệp ngay từ ấn tượng đầu tiên.
1. Định dạng và bố cục chuyên nghiệp trong application letter
Khi viết một bức thư ứng tuyển, việc sử dụng định dạng chuẩn và bố cục hợp lý là rất quan trọng để tạo ấn tượng đầu tiên tốt với nhà tuyển dụng. Bạn nên sử dụng phông chữ dễ đọc như Times New Roman, Arial hoặc Calibri với kích thước chữ từ 10 đến 12. Căn lề của thư nên để 1 inch ở các cạnh trên, dưới, trái và phải. Hãy đảm bảo rằng thư ứng tuyển của bạn không quá dài, chỉ nên dài khoảng một trang A4 để dễ dàng theo dõi.
Ngoài ra, phần tiêu đề và thông tin liên lạc phải được trình bày một cách rõ ràng. Các thông tin này bao gồm họ tên, địa chỉ, số điện thoại và email của bạn. Nếu có thể, bạn cũng nên ghi thêm ngày tháng để giúp nhà tuyển dụng dễ dàng theo dõi hồ sơ của bạn.
2. Lời chào chuyên nghiệp trong application letter
Một lời chào chuyên nghiệp trong thư ứng tuyển cũng là điều cần được lưu ý vì nó thể hiện sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng. Nếu bạn biết tên của người phụ trách tuyển dụng, hãy sử dụng một lời chào cụ thể như “Dear Mr. Nguyen” hoặc “Dear Ms. Tran”. Nếu không biết tên, bạn có thể sử dụng “Dear Hiring Manager” hoặc “Dear Recruitment Team”.
Lưu ý khi viết thư ứng tuyển là bạn cần tránh những lời chào chung chung, mơ hồ như “To whom it may concern” (Gửi những ai quan tâm) vì điều này có thể khiến bạn trông thiếu chủ động trong việc ứng tuyển công việc. Mặc dù lời chào có thể đơn giản, nhưng sự chuẩn bị kỹ lưỡng trong việc tìm ra tên người nhận thư sẽ giúp bạn gây được thiện cảm ngay từ đầu.
>>> Tìm hiểu thêm: Song bằng là gì? Song bằng và song ngành có gì khác biệt?
3. Nội dung thể hiện rõ mục đích viết thư
Trong application letter, bạn cần triển khai nội dung dễ hiểu và rõ ràng mục đích ở cả ba phần.
• Phần mở đầu: Trong phần này, bạn cần giới thiệu bản thân và lý do bạn viết thư ứng tuyển. Hãy nêu rõ vị trí bạn đang muốn nộp hồ sơ và nguồn thông tin mà bạn biết về công việc này (thông qua một thông báo tuyển dụng trên website công ty, các nền tảng social media hoặc qua giới thiệu từ bạn bè, đồng nghiệp…). Hãy để phần này ngắn gọn nhưng vẫn thể hiện sự quyết tâm và nghiêm túc của bạn.
• Phần thân bài: Đây là phần quan trọng nhất của thư ứng tuyển. Bạn cần làm nổi bật những kỹ năng, kinh nghiệm hoặc thành tích của bản thân có liên quan đến phạm vi công việc đang ứng tuyển. Đừng chỉ liệt kê các kỹ năng chung chung mà hãy đưa ra những ví dụ cụ thể về cách bạn đã sử dụng chúng trong công việc trước đây để giải quyết các vấn đề hoặc đạt được thành tích đáng chú ý. Mục tiêu của phần này chính là trả lời câu hỏi: “Tại sao bạn là người phù hợp với công việc này?”.
• Phần kết thúc: Trong phần kết thúc của thư, bạn cần thể hiện sự mong muốn được gặp gỡ trong một cuộc phỏng vấn để trao đổi thêm về khả năng đóng góp cho công ty. Đây cũng là cơ hội để bạn cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian đọc thư của bạn. Đừng quên khẳng định lại sự quan tâm của bạn đối với công ty và vị trí ứng tuyển.
4. Nội dung tập trung vào các giá trị mà bạn sẽ mang lại cho công việc
Trong application letter – thư ứng tuyển, thay vì chỉ liệt kê các bằng cấp hay kinh nghiệm của bản thân, hãy tập trung vào cách bạn có thể đóng góp cho công ty. Đưa ra các ví dụ cụ thể về những thành tích hoặc kinh nghiệm trước đây có thể chứng minh bạn sẽ mang lại giá trị thực sự cho tổ chức.
Ví dụ, thay vì chỉ nói “Tôi có kinh nghiệm trong lĩnh vực marketing”, bạn có thể chia sẻ “Tôi đã từng lãnh đạo một chiến dịch marketing giúp tăng trưởng doanh thu của công ty lên 15% trong vòng 6 tháng”. Chính điều này sẽ tạo ra sức nặng cho thư ứng tuyển và giúp hồ sơ của bạn nổi bật hơn so với các ứng viên khác.
5. Sử dụng ngôn ngữ tích cực và lịch sự trong application letter
Việc lựa chọn từ ngữ lịch sự và chuyên nghiệp là điều quan trọng khi viết thư ứng tuyển. Hãy sử dụng từ ngữ rõ ràng, dễ hiểu và tránh sử dụng ngôn ngữ mơ hồ hay quá phức tạp. Điều này không chỉ giúp người đọc dễ dàng theo dõi mà còn thể hiện bạn là người dễ làm việc và có khả năng giao tiếp tốt.
Bên cạnh đó, hãy luôn duy trì thái độ tích cực trong suốt lá thư. Ngôn ngữ trong thư cần thể hiện rằng bạn là một ứng viên chủ động, tự tin và có mục tiêu rõ ràng trong việc phát triển sự nghiệp tại công ty đó.
>>> Tìm hiểu thêm: Financial aid là gì? A-Z chương trình hỗ trợ tài chính cho sinh viên
6. Cá nhân hóa nội dung cho từng application letter
Một bức thư ứng tuyển hiệu quả không phải là một lá thư chung chung được gửi đi hàng loạt mà nên là thư được tùy chỉnh riêng cho mỗi công ty và vị trí mà bạn đang ứng tuyển. Hãy dành thời gian tìm hiểu về công ty và văn hóa của họ để thể hiện sự phù hợp của bạn với nhà tuyển dụng.
Ví dụ, nếu công ty bạn ứng tuyển nổi bật với các giá trị bền vững và thân thiện với môi trường, bạn có thể nhấn mạnh những kinh nghiệm của bạn trong các dự án bảo vệ môi trường hoặc sáng kiến giảm thiểu tác động tiêu cực. Việc cá nhân hóa nội dung sẽ giúp bạn nổi bật và chứng tỏ bạn đã dành thời gian nghiên cứu về công ty.
7. Kiểm tra kỹ nội dung application letter trước khi gửi
Trước khi gửi thư ứng tuyển đến nhà tuyển dụng, hãy dành thời gian kiểm tra lại để chắc chắn không có lỗi chính tả, ngữ pháp. Bạn có thể nhờ một người bạn hoặc đồng nghiệp đọc qua để nhận được phản hồi. Việc này giúp bạn tránh được những sai sót nhỏ có thể tạo ấn tượng xấu với nhà tuyển dụng.
>>> Tìm hiểu thêm: Fresher junior senior: Phân biệt để không “lạc lối” trong sự nghiệp
Ví dụ về thư ứng tuyển hoàn chỉnh
Cùng tham khảo một application letter hoàn chỉnh dưới đây để học cách viết thư ứng tuyển phù hợp cho vị trí công việc của bạn.
1. Ví dụ tiếng Anh
Dear Hiring Manager at Utopia Tech,
I am writing to express my strong interest in the Communication Specialist position at Utopia Tech, as advertised on your website. With a degree in Communication and over four years of experience in managing communication campaigns, I am excited about the opportunity to contribute my expertise to your innovative team.
In my previous role as a Communication Executive at Hadi Technology Company, I was responsible for developing and executing comprehensive communication strategies that enhanced brand recognition and fostered positive media relationships. One of my most notable achievements was leading a campaign that increased customer engagement by 30% through targeted content across social media, email newsletters, and press releases.
My expertise in content creation, media outreach, and event coordination has played a crucial role in strengthening brand presence and enhancing public perception.
What excites me most about Utopia Tech is your cutting-edge approach to technology and your commitment to driving innovation in the tech industry. Your recent project on a travel app called X-Speech caught my attention, as it aligns perfectly with my passion for combining technology and communication to create engaging narratives.
I am confident that my skills in strategic communication, content creation, and campaign management will allow me to make a meaningful contribution to Utopia Tech’s continued growth. I would be thrilled to discuss how my experience can add value to your team in a personal interview. Thank you for considering my application.
I look forward to hearing from you soon.
Sincerely,
Nguyễn Thùy Dương.
2. Bản dịch tiếng Việt cho application letter
Kính gửi Người phụ trách tuyển dụng Công ty Công nghệ Utopia,
Tôi viết thư này để bày tỏ sự quan tâm mạnh mẽ đến vị trí Chuyên viên Truyền thông tại Utopia Tech, như thông tin đã được đăng tải trên website của công ty. Với bằng cấp về ngành Truyền thông và hơn bốn năm kinh nghiệm trong việc quản lý các chiến dịch truyền thông, tôi rất hào hứng với cơ hội được đóng góp khả năng chuyên môn của mình vào đội ngũ sáng tạo của công ty.
Trong vai trò Chuyên viên Truyền thông tại Công ty Công nghệ Hadi, tôi đã chịu trách nhiệm phát triển và thực hiện các chiến lược truyền thông toàn diện giúp nâng cao nhận diện thương hiệu và tạo dựng mối quan hệ tích cực với các phương tiện truyền thông. Một trong những thành tích đáng chú ý của tôi là dẫn dắt một chiến dịch tăng mức độ tương tác của khách hàng lên 30% thông qua các nội dung được nhắm mục tiêu trên mạng xã hội, email và thông cáo báo chí.
Chuyên môn của tôi trong việc sáng tạo nội dung, quan hệ truyền thông và tổ chức sự kiện đã đóng vai trò quan trọng trong việc củng cố sự hiện diện của thương hiệu và nâng cao hình ảnh công chúng.
Điều khiến tôi ấn tượng nhất về Utopia Tech là cách tiếp cận tiên tiến trong ngành công nghệ và cam kết thúc đẩy sự đổi mới trong lĩnh vực này. Dự án gần đây của công ty về ứng dụng du lịch có tên X-Speech đã thu hút sự chú ý của tôi, vì nó hoàn toàn phù hợp với niềm đam mê của tôi trong việc kết hợp công nghệ và truyền thông để tạo ra những câu chuyện hấp dẫn.
Tôi tự tin rằng kỹ năng của mình trong truyền thông chiến lược, sáng tạo nội dung và quản lý chiến dịch sẽ giúp tôi có nhiều đóng góp ý nghĩa vào sự phát triển bền vững của Utopia Tech. Tôi rất mong có cơ hội trao đổi thêm về cách kinh nghiệm của mình có thể mang lại giá trị cho đội ngũ của quý công ty trong một buổi phỏng vấn. Cảm ơn quý công ty đã xem xét hồ sơ của tôi.
Tôi rất mong nhận được phản hồi từ quý công ty.
Trân trọng,
Nguyễn Thùy Dương.
Việc viết một application letter – thư ứng tuyển thành công sẽ giúp bạn nổi bật hơn trong số hàng trăm hồ sơ ứng viên khác, cho thấy khả năng phù hợp với công việc của bạn trong mắt nhà tuyển dụng. Bằng cách chú trọng vào từng chi tiết dù là nhỏ nhất trong lá thư ứng ứng tuyển, bạn cũng sẽ nâng cao cơ hội được mời đến phỏng vấn, tiến gần hơn tới vị trí công việc mà mình đang mong muốn. Chúc bạn có được hành trình sự nghiệp vững vàng trong tương lai với những lá thư ứng tuyển chất lượng, hiệu quả ngay từ bây giờ!