Nhận được thư mời phỏng vấn tại công ty yêu thích là điều rất đáng tự hào. Bạn hãy tìm ngay cách trả lời thư mời phỏng vấn thật chuyên nghiệp để không bỏ lỡ cơ hội ghi điểm với nhà tuyển dụng ngay từ những dòng email đầu tiên.
Tại sao phải chú ý đến cách trả lời thư mời phỏng vấn?
Thư mời phỏng vấn có thể là cách thức giao tiếp đầu tiên giữa bạn và người quản lý trong tương lai. Do đó, việc tạo ấn tượng đầu tiên rất quan trọng.
1. Thư mời phỏng vấn là gì?
Thư mời phỏng vấn (interview invitation email) là giai đoạn đầu của toàn bộ quy trình phỏng vấn. Khi nhận được thư mời phỏng vấn nghĩa là bạn đã trở thành ứng viên tiềm năng và nhà tuyển dụng muốn xem xét kỹ hơn về bạn trong buổi phỏng vấn. Sau khi xem qua đơn xin việc và các giấy tờ liên quan (nếu có), nhà tuyển dụng sẽ liên hệ với bạn để sắp xếp lịch phỏng vấn chi tiết bằng email. Trong một số trường hợp, nhà tuyển dụng có thể liên hệ trước bằng điện thoại và sau đó gửi email mời phỏng vấn đến bạn và những người liên quan.
2. Tại sao phải trả lời thư mời phỏng vấn?
Việc trả lời thư mời phỏng vấn hay gửi email xác nhận lịch phỏng vấn là một việc đơn giản nhưng thể hiện sự chuyên nghiệp và giúp bạn tạo ấn tượng ban đầu với nhà tuyển dụng. Đây là bước để bạn xác nhận đã nhận được thông báo và đưa ra quyết định cuối cùng về buổi phỏng vấn. Hãy phản hồi nhanh chóng để:
• Xác nhận lại thông tin về thời gian, địa điểm
• Làm rõ những thông tin chưa chắc chắn hay hỏi thêm chi tiết liên quan
• Cho thấy bạn là người chủ động và có tổ chức
• Thể hiện thái độ tích cực và sự nhiệt tình trước buổi phỏng vấn
Cách trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh chi tiết
Khi trả lời thư mời phỏng vấn, bạn hãy nhớ thể hiện tác phong chuyên nghiệp và rõ ràng. Đây chính là nền tảng giúp bạn ghi điểm với nhà tuyển dụng và tạo ấn tượng tốt trước buổi phỏng vấn.
1. Tiêu đề email và lời chào ngắn gọn
Thông thường, khi nhận thư mời phỏng vấn, bạn sẽ trả lời ngay trên email đó và không cần phải tạo email với tiêu đề mới. Điều này cũng giúp nhà tuyển dụng dễ quản lý và truy xuất thông tin lịch phỏng vấn của ứng viên khi cần.
Bạn nên mở đầu email bằng lời chào và sử dụng cách xưng hô trang trọng. Hãy bắt đầu bằng “Dear….” (Kính gửi) kèm theo tên người nhận đi kèm danh xưng tương ứng. Bạn cần đọc kỹ email mời phỏng vấn để biết chính xác mình cần gửi thư cho ai. Nếu không chắc chắn, bạn có thể dùng cách chào chung chung như “Dear Hiring Manager” (Kính gửi nhà tuyển dụng) nhưng tuyệt đối đừng dùng “To whom it may concern” (Gửi những ai có liên quan) vì cụm này không thể hiện bạn đang thực sự hướng tới ai.
2. Cảm ơn nhà tuyển dụng
Cách trả lời thư mời phỏng vấn là ở phần đầu thư, bạn nên dành để gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng đã xem xét đơn xin việc của bạn và liên hệ với bạn để phỏng vấn. Điều này thể hiện bạn là người chuyên nghiệp, biết giao tiếp đúng mực. Bạn có thể dùng một số cách diễn đạt như:
• Thank you for reaching out to me. (Cảm ơn vì đã liên hệ với tôi.)
• I am grateful for the invitation to interview for… (Tôi rất biết ơn vì lời mời phỏng vấn cho vị trí…)
• Thank you for considering me for this role. (Cảm ơn vì đã cân nhắc tôi vào vị trí này.)
3. Xác nhận lịch phỏng vấn
Đây là phần quan trọng nhất trong cách trả lời thư mời phỏng vấn. Bạn cần xác nhận lại thông tin về thời gian, địa điểm mình có thể tham dự phỏng vấn. Nếu bạn được lựa chọn các khung thời gian, hãy nêu cụ thể thời gian phù hợp nhất với mình.
>>> Tìm hiểu thêm: 101 bí kíp phỏng vấn tiếng Anh gây ấn tượng với nhà tuyển dụng
4. Hỏi thêm thông tin (nếu có)
Thư mời phỏng vấn thường đã bao gồm hết những thông tin cần thiết cho buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, nếu có câu hỏi nào thêm, bạn vẫn có thể đề cập khi viết email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh của mình. Hãy hỏi thêm về hồ sơ cần thiết cho buổi phỏng vấn (CV, portfolio,…), địa điểm phỏng vấn (nếu chưa rõ địa chỉ cụ thể)…
5. Kết thư và đính kèm thông tin liên hệ
Lời kết thư là rất cần thiết để bạn kết thúc email xác nhận phỏng vấn. Bạn có thể gửi lời cảm ơn lần nữa đến nhà tuyển dụng và kết thúc bằng các cụm từ quen thuộc như: Sincerely, Best Regards,… sau đó là tên bạn.
Ở cuối thư hay chữ ký email, bạn nên đính kèm thông tin liên hệ gồm email, số điện thoại và bất kỳ cách thức liên lạc nào khác để nhà tuyển dụng tiện trao đổi với bạn khi cần.
Ví dụ cách trả lời thư mời phỏng vấn theo từng trường hợp
Nếu có thể đến dự phỏng vấn theo đúng như lịch hẹn trong thư mời, bạn chỉ cần xác nhận lại thông tin. Tuy nhiên, nếu bạn buộc phải dời lịch hoặc hủy buổi phỏng vấn, đừng lo lắng vì bạn vẫn sẽ không bị mất điểm khi biết cách phản hồi khéo léo. Dưới đây là một số mẫu trả lời thư mời phỏng vấn để bạn tham khảo cho trường hợp của mình.
1. Xác nhận đến phỏng vấn theo đúng lịch hẹn
Theo cách trả lời thư mời phỏng vấn cơ bản, bạn chỉ cần xác nhận lại thông tin và cho nhà tuyển dụng biết rằng bạn sẽ có mặt tại buổi phỏng vấn theo đúng lịch.
Ví dụ:
Dear …,
I am writing to confirm my acceptance of your interview invitation for the [Position Name] at [Company Name]. I appreciate the opportunity and look forward to discussing how I can contribute to your team.
As per your email, I will be available for the interview on [Date] at [Time], conducted via [Platform/Location]. Please let me know if there are any specific documents or information you would like me to prepare ahead of time.
Thank you for considering my application. I am eager to share my experiences and learn more about the role and [Company Name].
Kind regards,
[Your name]
Kính gửi …,
Tôi viết thư này để xác nhận sẽ tham dự buổi phỏng vấn cho [Vị trí] tại [Công ty]. Tôi rất trân trọng cơ hội này và mong muốn được thảo luận chi tiết về cách có thể đóng góp cho công ty.
Theo như email, tôi sẽ có mặt để phỏng vấn vào [Ngày] lúc [Giờ], tại [Nền tảng/Địa điểm]. Xin hãy cho tôi biết nếu có bất kỳ tài liệu hoặc thông tin cụ thể nào mà tôi cần chuẩn bị trước.
Cảm ơn vì đã xem xét đơn xin việc của tôi. Tôi rất mong được chia sẻ kinh nghiệm của mình và tìm hiểu thêm về vị trí này và [Công ty].
Trân trọng,
[Tên của bạn]
2. Thay đổi lịch phỏng vấn
Cách trả lời thư mời phỏng vấn khi bạn cần thay đổi lịch phỏng vấn cũng rất đơn giản và bạn có thể điều chỉnh thông tin để trao đổi với nhà tuyển dụng.
Ví dụ:
Dear …,
Thank you again for your earlier [Call/email] inviting me to interview for the [Position] role at [Company].
Regrettably, I am not available for an interview on the suggested date of [Date] at [Time]. Would it be possible to reschedule to another time that works for you? I’ll do my best to accommodate your schedule if you could provide a few alternative dates.
I truly appreciate the opportunity to discuss the role and how my skills and experience are suited to the position. In particular, my previous work in [most relevant area of work for the position] would make me an ideal candidate.
I look forward to hearing from you.
Sincerely,
[Your name]
Kính gửi …,
Xin cảm ơn một lần nữa vì đã [Gọi điện/gửi email] trước đó để mời tôi phỏng vấn cho vị trí [Chức vụ] tại [Công ty].
Tôi lấy làm tiếc vì không thể tham gia phỏng vấn vào [Ngày] lúc [Giờ] như đề xuất. Không biết anh/chị có tiện sắp xếp lại thời gian khác phù hợp không? Nếu anh/chị có thể cung cấp các lựa chọn khác thay thế, tôi sẽ cố gắng sắp xếp theo lịch trình của anh/chị.
Tôi rất trân trọng cơ hội được thảo luận về vị trí này và các kỹ năng cũng như kinh nghiệm của tôi phù hợp ra sao. Đặc biệt, công việc trước đây của tôi trong [lĩnh vực công việc có liên quan nhất cho vị trí này] sẽ là yếu tố giúp tôi trở thành ứng viên tiềm năng cho vị trí này.
Mong nhận được phản hồi từ anh/chị.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
3. Cách trả lời thư mời phỏng vấn khi đã có việc khác
Đừng ngại khi bạn không chấp nhận lời mời phỏng vấn. Thay vì phớt lờ thư mời phỏng vấn, điều tốt hơn là bạn nên phản hồi một cách lịch sự để từ chối và thể hiện sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng.
Ví dụ:
Dear …,
Thank you for contacting me regarding the [Position] role at [Company].
Unfortunately, I have accepted an offer at another company and I’m no longer available for an interview. Best of luck finding the right candidate for your team.
Best regards,
[Your name]
Kính gửi …,
Cảm ơn vì đã liên hệ với tôi về [Vị trí] tại [Công ty].
Rất tiếc nhưng tôi đã nhận được lời mời làm việc tại một công ty khác và không thể tham dự buổi phỏng vấn này nữa. Xin chúc anh/chị sớm tìm được ứng viên phù hợp cho công ty của mình.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
Dù bạn chọn cách trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh nào, hãy nhớ phản hồi nhanh chóng, thể hiện sự hào hứng và quan tâm đối với nhà tuyển dụng. Đừng quên đọc kỹ lại email trước khi gửi để tránh sự nhầm lẫn về thông tin hay các lỗi chính tả và ngữ pháp không đáng có bạn nhé.
>>> Tìm hiểu thêm: Cách viết email xin việc gây ấn tượng với nhà tuyển dụng
