Sau khi nhận được email mời phỏng vấn, điều quan trọng bạn cần làm là nhanh chóng xác nhận để nhà tuyển dụng biết bạn có đồng ý tham gia phỏng vấn hay không. Thậm chí, nếu bạn đã trả lời qua điện thoại thì việc trả lời mail cũng rất cần thiết. Thế nhưng, email trả lời xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh phải viết như thế nào? Đâu là cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn chuyên nghiệp để gây ấn tượng tốt?
ILA sẽ chia sẻ với bạn các nguyên tắc khi trả lời thư mời phỏng vấn, đặc biệt là nếu bạn nhận được thư mời bằng tiếng Anh. Đồng thời, hướng dẫn bạn cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn ngắn gọn, rõ ràng, nhưng vẫn đảm bảo tính chuyên nghiệp để ghi điểm trọn vẹn với nhà tuyển dụng.
Vì sao cần trả lời mail xác nhận phỏng vấn?
Việc trả lời mail xác nhận phỏng vấn là một bước nhỏ nhưng rất quan trọng trong quy trình tuyển dụng vì việc này thể hiện sự chuyên nghiệp, tôn trọng và nghiêm túc của bạn đối với cơ hội việc làm:
• Khẳng định sự quan tâm của bạn về công ty và vị trí ứng tuyển: Việc gửi mail xác nhận phỏng vấn cho thấy bạn thực sự quan tâm đến vị trí ứng tuyển và cam kết sẽ tham gia buổi phỏng vấn đúng hẹn. Điều này giúp nhà tuyển dụng yên tâm trong việc sắp xếp lịch trình.
• Thể hiện thái độ tích cực của bạn: Việc trả lời mail phản ánh thái độ tôn trọng của bạn đối với thời gian và công việc của nhà tuyển dụng. Điều này sẽ tạo được thiện cảm và có thể ảnh hưởng đến quyết định tuyển dụng.
• Tạo ấn tượng tích cực đầu tiên: Email xác nhận là lần tương tác trực tiếp đầu tiên giữa bạn và người tuyển dụng trong một số trường hợp. Một phản hồi nhanh chóng, lịch sự, trình bày cẩn thận sẽ tạo ấn tượng tích cực ban đầu.
• Xác nhận lại thông tin để tránh nhầm lẫn: Việc gửi email xác nhận sẽ giúp cả hai bên kiểm tra lại toàn bộ thông tin về thời gian, địa điểm, hình thức phỏng vấn (trực tiếp hay trực tuyến), người phỏng vấn và các tài liệu cần chuẩn bị để buổi phỏng vấn diễn ra suôn sẻ.
Nguyên tắc khi trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh
Để email trả lời xác nhận phỏng vấn tiếng Anh thêm chỉn chu và chuyên nghiệp, bạn hãy lưu ý một số nguyên tắc sau:
1. Trả lời càng sớm càng tốt
Ngay khi nhận được thư mời phỏng vấn, dù có ý định tham gia hay không, bạn cũng nên phản hồi sớm để nhà tuyển dụng sắp xếp. Nếu phản hồi quá muộn, bạn có thể bị đánh giá là thiếu nghiêm túc hoặc không quan tâm đến vị trí ứng tuyển.
Trường hợp có lý do đặc biệt khiến bạn phải chậm trễ, trong mail xác nhận phỏng vấn, bạn hãy gửi lời xin lỗi và lời giải thích ngắn gọn lý do. Thời gian phản hồi mail tốt nhất là trong vòng 24 giờ sau khi nhận được thư mời. Nếu bạn nhận mail vào buổi sáng thì nên phản hồi trong ngày hôm đó.
2. Dùng ngôn ngữ lịch sự, trang trọng khi viết mail
Một cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn tiếng Anh chuyên nghiệp là hãy dùng giọng điệu lịch sự, trang trọng và tôn trọng người nhận khi viết mail. Tránh dùng từ ngữ quá suồng sã hoặc thiếu nghiêm túc, chẳng hạn bạn nên viết: I’m writing to confirm the interview details (Tôi viết mail này để xác nhận thông tin chi tiết về buổi phỏng vấn.) thay vì: Ok, I’ll go. (Ok, tôi sẽ đi).
3. Trình bày rõ ràng, mạch lạc
Cấu trúc email xác nhận phỏng vấn nên rõ ràng, đủ ý, tránh lan man. Bạn hãy mở đầu bằng lời chào, sau đó gửi lời cảm ơn nhà tuyển dụng, xác nhận tham gia phỏng vấn, đưa ra thắc mắc, yêu cầu (nếu có), chào kết thư và ký tên.
4. Kiểm tra lại thông tin trước khi gửi
Trước khi gửi email, hãy kiểm tra kỹ lại tên công ty, tên người nhận, thời gian – địa điểm phỏng vấn và đảm bảo không có lỗi chính tả. Trường hợp bạn dùng mail mẫu hoặc mail cũ đã từng viết trước đây, hãy kiểm tra kỹ, tránh sai tên công ty hoặc tên người nhận.
>>> Tìm hiểu thêm: Phỏng vấn tiếng Anh xin việc và gợi ý giúp bạn “auto pass”
Cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh
Dưới đây cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh theo từng phần bạn có thể tham khảo:
1. Tiêu đề mail (Subject line)
Khi trả lời mail xác nhận phỏng vấn, bạn có thể trả lời trên chính email mời phỏng vấn do nhà tuyển dụng gửi hoặc soạn một email mới. Nếu bạn soạn email mới thì cần đặt tiêu đề mail đúng trọng tâm về việc xác nhận tham gia phỏng vấn để nhà tuyển dụng dễ nhận diện.
1. Interview Confirmation – [Your Full Name]
2. Interview Confirmation – [Your Full Name] – [Job Title]
Ví dụ: Interview Confirmation – Nguyen Thi Lan – Marketing Assistant (Xác nhận phỏng vấn – Nguyễn Thị Lan – Trợ lý Marketing)
2. Lời chào đầu thư (Greeting) – Yếu tố quan trọng cần có trong cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn
Lời chào đầu thư là cách thể hiện sự lịch sự và tôn trọng đối với người nhận email. Nếu bạn biết rõ tên người phụ trách tuyển dụng, hãy ghi đúng tên của họ. Nếu không biết, bạn có thể ghi chức danh hoặc tên công ty.
• Nếu biết tên: Dear Mr./Ms. [Name] hoặc Dear Mr/ Mrs + [Tên người tuyển dụng] + [Chức vụ] + [Tên công ty].
• Nếu không biết tên: Dear Hiring Manager hoặc Dear + [Tên công ty]
Ví dụ: Dear Ms. Johnson hoặc Dear Ms. Johnson – Human Resource Department – ABC Company
3. Lời cảm ơn và xác nhận phỏng vấn
Lời cảm ơn thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với nhà tuyển dụng vì đã chọn và dành thời gian cho bạn giữa rất nhiều người nộp hồ sơ ứng tuyển. Bạn có thể dùng các mẫu câu sau để gửi lời cảm ơn:
• Thank you for the opportunity to interview for the [Job Title] position at [Company Name]. (Cảm ơn vì đã dành cho tôi cơ hội để phỏng vấn vị trí [tên vị trí] ở [tên công ty].)
• Thank you for your invitation to interview with [Company Name]. (Cảm ơn bạn đã mời tôi đến buổi phỏng vấn của [tên công ty])
• I would like to thank you for your consideration for my application for the position of [Job Title]. (Tôi xin chân thành cảm ơn anh/chị đã xem xét hồ sơ ứng tuyển của tôi cho vị trí [Tên công việc].)
Sau khi gửi lời cảm ơn, bạn nên đi thẳng vào việc xác nhận phỏng vấn, phần trọng tâm của thư. Bạn hãy xác nhận lịch phỏng vấn nếu thời gian của công ty phù hợp với lịch trình của bạn. Ngược lại, nếu bạn gặp vấn đề về thời gian, hãy đề xuất một khung thời gian khác để nhà tuyển dụng xem xét. Một số trường hợp nhà tuyển dụng sẽ gửi cho bạn nhiều khung giờ, bạn hãy xác nhận mình sẽ tham gia khung giờ nào.
• I appreciate the opportunity and I look forward to meeting with … on [day] at [time] in [location]. (Tôi rất trân trọng cơ hội này và mong chờ buổi gặp mặt với… vào ngày … giờ … tại …)
• I am writing to confirm my attendance at the interview scheduled on [day] at [time], [location or platform if online]. (Tôi viết thư này để xác nhận sẽ tham gia buổi phỏng vấn được lên lịch vào ngày … giờ… tại hoặc qua nền tảng…)
Trường hợp lịch của nhà tuyển dụng đưa ra không phù hợp và bạn muốn đổi sang ngày khác, bạn có thể dùng mẫu câu sau:
Unfortunately, due to [Reason], I will not be able to attend the interview at the originally scheduled time. I sincerely apologize for any inconvenience this may cause. Would it be possible to reschedule the interview? I am available on… (Rất tiếc, do [Lý do], tôi sẽ không thể tham dự buổi phỏng vấn vào thời gian đã được sắp xếp trước. Tôi chân thành xin lỗi vì sự bất tiện này. Liệu tôi có thể xin được dời lịch phỏng vấn không ạ? Tôi có thể sắp xếp thời gian vào…).
4. Yêu cầu thông tin hoặc đưa thắc mắc (nếu có)
Nếu chưa được cung cấp đủ thông tin (ví dụ link Zoom, tên người phỏng vấn, tài liệu cần chuẩn bị…), bạn nên hỏi một cách lịch sự và ngắn gọn.
If there is anything I should prepare or bring to the interview, please let me know. I would also appreciate it if you could share the meeting link or further details in advance. (Nếu có bất kỳ điều gì tôi cần chuẩn bị hoặc mang theo cho buổi phỏng vấn, xin vui lòng cho tôi biết. Tôi cũng rất cảm kích nếu anh/chị có thể gửi trước đường link cuộc họp hoặc các thông tin chi tiết liên quan.)
5. Lời kết và chữ ký – Yếu tố không thể thiếu trong cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn
Ở phần cuối thư, bạn hãy gửi lời cảm ơn một lần nữa và thể hiện sự mong đợi về cuộc phỏng vấn sắp tới. Ngoài ra, để hoàn thiện email xác nhận phỏng vấn, hãy cài đặt phần chữ ký đầy đủ thông tin gồm họ tên kèm số điện thoại và địa chỉ email liên hệ ở phần cuối thư. Chữ ký rõ ràng và đầy đủ sẽ góp phần tạo ấn tượng tốt, đồng thời đảm bảo nhà tuyển dụng có thể dễ dàng liên lạc với bạn.
I look forward to speaking with you and learning more about the position.
[Your Full Name]
[Phone Number]
[Email Address]
>>> Tìm hiểu thêm: Thư cảm ơn sau phỏng vấn bằng tiếng Anh ấn tượng
Mẫu cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn ngắn gọn bằng tiếng Anh
Dưới đây là một số mẫu email trả lời xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh bạn có thể tham khảo:
1. Mẫu cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn 1
Subject line: Interview Confirmation – Nguyen Thi Lan – Marketing Assistant
Dear Ms. Johnson,
Thank you for the opportunity to interview for the Marketing Assistant position at Kien An Company.
I am writing to confirm that I will attend the interview scheduled for Tuesday, May 30th at 10:00 AM, via Zoom.
Please let me know if there are any documents I should prepare or bring to the interview. I would also appreciate it if you could share the Zoom meeting link or any additional instructions in advance.
I look forward to speaking with you and learning more about the role and your team.
Best regards,
Nguyen Thi Lan
+84 912 345 678
lan.nguyen@email.com
Dịch nghĩa
Tiêu đề mail: Xác nhận phỏng vấn – Nguyễn Thị Lan – Trợ lý Marketing
Kính gửi bà Johnson,
Cảm ơn quý công ty đã tạo cơ hội cho tôi tham gia phỏng vấn vị trí Trợ lý Marketing tại công ty Kiến An.
Tôi viết thư này để xác nhận rằng tôi sẽ tham gia buổi phỏng vấn vào thứ Ba, ngày 30 tháng 5 lúc 10 giờ sáng, qua nền tảng Zoom.
Xin vui lòng cho tôi biết nếu có tài liệu nào tôi cần chuẩn bị hoặc mang theo trong buổi phỏng vấn. Tôi cũng rất cảm kích nếu quý công ty có thể gửi trước đường link Zoom hoặc hướng dẫn bổ sung.
Tôi rất mong được trao đổi với anh/chị và tìm hiểu thêm về vị trí công việc cũng như đội ngũ của quý công ty.
Trân trọng,
Nguyễn Thị Lan
+84 912 345 678
lan.nguyen@email.com
2. Mẫu cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn 2
Subject line: Request to Reschedule Interview – Nguyen Thi Lan – Marketing Assistant
Dear Ms. Johnson,
Thank you very much for the opportunity to interview for the Marketing Assistant position at Kien An Company.
Unfortunately, due to an unexpected personal matter, I will not be able to attend the interview originally scheduled on Tuesday, May 30th at 10:00 AM. I sincerely apologize for any inconvenience this may cause.
Would it be possible to reschedule the interview? I am available on:
• Wednesday, June 1st, between 9:00 AM and 12:00 PM
• Thursday, June 2nd, after 2:00 PM
Please let me know if either of these times works for you, or if there is another time that would be more convenient.
I truly appreciate your understanding and flexibility. I look forward to the opportunity to speak with you soon.
Best regards,
Nguyen Thi Lan
+84 912 345 678
lan.nguyen@email.com
Dịch nghĩa
Tiêu đề: Yêu cầu dời lịch phỏng vấn – Nguyễn Thị Lan – Trợ lý Marketing
Kính gửi bà Johnson,
Tôi chân thành cảm ơn quý công ty đã tạo cơ hội cho tôi tham gia phỏng vấn vị trí Trợ lý Marketing tại công ty Kiến An.
Rất tiếc vì một lý do cá nhân đột xuất, tôi không thể tham gia buổi phỏng vấn vào thứ Ba, ngày 30 tháng 5 lúc 10 giờ sáng. Tôi thành thật xin lỗi nếu điều này gây ra bất tiện cho quý công ty.
Liệu tôi có thể dời buổi phỏng vấn sang thời gian khác được không? Hiện tôi có thể tham gia vào:
• Thứ Tư, ngày 1 tháng 6, từ 9:00 sáng đến 12:00 trưa.
• Thứ Năm, ngày 2 tháng 6, sau 2:00 chiều.
Xin vui lòng cho tôi biết nếu một trong hai khung giờ trên phù hợp, hoặc nếu quý công ty có thời gian khác thuận tiện hơn.
Tôi rất trân trọng sự thông cảm và linh hoạt của quý công ty và mong sớm có cơ hội được trao đổi trực tiếp.
Trân trọng,
Nguyễn Thị Lan
+84 912 345 678
lan.nguyen@email.com
Kết luận
Nhận được email mời phỏng vấn là một điều đáng mừng cho thấy CV của bạn đã lọt vào mắt xanh của nhà tuyển dụng. Do đó, hãy tận dụng việc trả lời mail xác nhận phỏng vấn thật chuyên nghiệp để tạo thêm ấn tượng tốt trước buổi phỏng vấn. Hy vọng một số chia sẻ về cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh trên đây sẽ giúp bạn viết một email xác nhận thật chỉn chu và có một buổi phỏng vấn thật thành công nhé!
