Mẫu email tiếng Anh công việc giúp bạn viết thư chuyên nghiệp, rõ ràng và dễ áp dụng. Bố cục gồm 5 phần: tiêu đề, lời chào, nội dung, lời kết và chữ ký. Tham khảo các ví dụ thực tế như email mời họp, follow-up, cảm ơn sau phỏng vấn hay thông báo nội bộ để áp dụng hiệu quả.
Bố cục 5 phần mẫu email tiếng Anh
Dù bạn đang thực hành bài tập viết email bằng tiếng Anh cho bài thi sắp tới hay cần viết email trong công việc thực tế, hãy ghi nhớ 5 phần bố cục tiêu chuẩn để email rõ ràng, dễ đọc.
1. Tiêu đề email
Phần quan trọng nhất của email chính là dòng tiêu đề (subject line). Tiêu đề email giúp người đọc hình dung được nội dung sắp được đề cập và có tác động lớn đến việc người nhận có đọc email hay không. Bạn phải đảm bảo tiêu đề ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin, đồng thời khơi gợi sự tò mò của người đọc nhưng vẫn đảm bảo sự chân thực, tránh gây hiểu lầm.
2. Lời chào
Lời chào (salutation) trong email giúp tạo dựng mối liên hệ với người nhận và tác động đến giọng điệu của toàn bộ email. Dưới đây là một số cách mở đầu mẫu email tiếng Anh trong một số trường hợp cụ thể:
| Lời chào | Trường hợp sử dụng |
| Dear Mr./Ms. (Kính gửi) | Giao tiếp trang trọng, kết nối lần đầu |
| Hello (Chào) | Đã từng liên hệ công việc trước đó |
| Hi (Chào) | Kết nối thân mật hoặc email marketing để thu hút người đăng ký |
| To whom it may concern (Gửi đến người có liên quan) | Khi không tìm được tên người liên hệ |
| Hello/Hi Team (Chào mọi người) | Gửi đến một nhóm |
3. Phần nội dung chính
Nội dung email (email body) là phần quan trọng nhất trong bất kỳ mẫu email tiếng Anh nào. Bạn cần truyền tải thông điệp phù hợp với tiêu đề và mang lại thông tin cho người nhận. Khi viết nội dung email bằng tiếng Anh, hãy tổ chức theo một bố cục rõ ràng và trình tự hợp lý. Đầu tiên, bạn cần trình bày ý chính, sau đó có thể thêm các ý phụ để làm rõ cho ý chính. Nếu bạn cần người đọc thực hiện hành động nào đó, hãy đảm bảo bạn sử dụng nội dung mang tính tương tác và dễ hiểu.
4. Phần kết mẫu email tiếng Anh
Cũng giống như cách viết thư tiếng Anh truyền thống, bạn nên kết thúc email bằng lời chào lịch sự (closing line). Đây là cách để kết thúc thư trọn vẹn và mang lại cảm xúc tích cực cho người đọc. Cũng giống như lời chào mở đầu, lời chào kết thư cũng thể hiện mức độ thân mật hay trang trọng tùy từng tình huống.
Vậy email công việc nên kết thư như thế nào? Bạn có thể sử dụng Sincerely/ Regards (Trân trọng) hoặc Thank you (Cảm ơn). Đối với những email có tính chất thân mật hơn, bạn có thể dùng Talk to you soon (Nói chuyện với bạn sớm nhé) hay See you later (Hẹn gặp bạn sau). Nếu là các mẫu email marketing, lời kết email cần thể hiện sự tương tác và khơi gợi sự tò mò, chẳng hạn như Happy shopping (Mua sắm vui vẻ nhé), Until next time (Gặp lại lần sau), Stay tuned (Đón chờ nhé)…
5. Chữ ký email
Trong các email công việc, chữ ký (signature) là phần thông tin đặt ở cuối email. Chữ ký giúp người nhận xác định được thông tin của người gửi và gia tăng độ tin cậy cho email. Phần này thường bao gồm tên người gửi, chức danh, thông tin liên hệ và có thể là cả logo công ty. Bạn hãy cài đặt mẫu chữ ký email tự động để tiết kiệm thời gian khi soạn email.
>>> Tìm hiểu thêm: Cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp và ấn tượng
Mẫu email tiếng Anh thông dụng trong công việc
1. Mẫu email mời họp
Trong công việc thì chắc chắn email mời họp là một phần không thể thiếu để truyền đạt thông tin đầy đủ và chính xác về lịch họp cũng như nội dung sắp được thảo luận. Email mời họp sẽ bao gồm thời gian, địa điểm và những ghi chú ngắn gọn về buổi họp.
Ví dụ về mẫu email tiếng Anh họp về tiến độ công việc:
Subject: Meeting Invitation: Monthly Progress Review
Hi team,
Let’s meet to review this month’s progress and key updates:
Date: Tuesday, August 6
Time: 3:00 PM – 3:45 PM
Location: Conference Room A
Please let me know if you are unable to attend or have any questions.
Thanks.
Ngan Nguyen
2. Mẫu email thuyên chuyển công tác
Email thông báo về sự thay đổi vị trí công tác của nhân sự trong công ty tạo sự kết nối thông suốt trong công ty, giúp mọi người hiểu rõ về những thay đổi sắp xảy ra.
Ví dụ về email thông báo nhân sự chuyển sang bộ phận mới:
Subject: Team Update: Internal Transfer Announcement
Greetings team,
We’re happy to share that Mr. Andrew Johnson will be transferring to the Marketing department as of July 28, 2025. He has been a valuable part of our team, and we’re confident he will bring the same dedication to the new role. Please extend your support as he transitions into the new responsibilities.
Sincerely,
Amanda Tran
3. Mẫu email tiếng Anh về việc nhắc nhở
Nếu bạn nhận thấy thành viên trong nhóm thường hay trễ deadline, đi trễ, biểu hiện lơ là trong công việc… thì có lẽ đã đến lúc cần đến một email nhắc nhở tinh tế. Hãy cho họ biết họ cần sắp xếp lại công việc và đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ của mình. Đối với email dạng này, bạn có thể sử dụng văn phong gần gũi để mở đầu việc giao tiếp cởi mở và mang tính chia sẻ.
Ví dụ về mẫu email nhắc nhở nhân viên trễ deadline:
Subject: Checking In on Workload
Hey Janice,
I hope you’re doing well.
I want to discuss your missed deadlines. If there’s anything that’s been preventing you from focusing and you want to discuss it, I’m all ears and happy to help out in any way I can.
I can always manage your workload and move timelines around to avoid missing deadlines on our priority projects.
Even if it’s just a matter of your work motivation levels, know that I am here for you and will help find a solution.
Looking forward to hearing from you,
Susan
4. Mẫu email ghi nhận
Việc đánh giá đúng nỗ lực của cá nhân trong nhóm cũng không kém phần quan trọng để thúc đẩy tinh thần làm việc và xây dựng môi trường công sở tích cực. Dù là chúc mừng nhân viên được thăng chức, đạt doanh số vượt chỉ tiêu hay đã đóng góp tích cực vào thành công chung của nhóm, mẫu email chúc mừng cũng nên bắt đầu với giọng văn truyền cảm hứng.
Ví dụ về email ghi nhận đóng góp của nhân viên:
Subject: Appreciation for Your Outstanding Contributions
Dear Ms. Tuyen Le,
Thank you for your exceptional efforts, commitment, and dedication and for being the backbone of all our successful projects.
Your consistency, attention to detail, and determination are appreciated and has always had a positive impact on the organization.
Cheers to many future outstanding works!
Best regards,
Ngoc Pham
5. Mẫu email tiếng Anh follow-up
Email follow-up thường được dùng để kiểm tra, theo dõi tiến độ hay hỏi thêm thông tin về bước tiếp theo. Bạn có thể gửi email follow-up sau khi gặp mặt, phỏng vấn, tham gia sự kiện…
Ví dụ về mẫu email follow-up đơn xin việc:
Subject: Follow-Up on HR Assistant Application
Dear Hiring Manager,
I hope you’re well. I’m writing to follow up on my application for the HR assistant role submitted on June 23, 2025. I remain very interested in the position and would appreciate any updates on the hiring process.
Thank you for your time and consideration.
Best regards,
Minh Phan
6. Mẫu email kết nối
Mẫu email tiếng Anh có thể được dùng để bày tỏ sự quan tâm đến một chủ đề nào đó. Bạn có thể dùng email dạng này để kết nối với ai đó trong lĩnh vực bạn đang quan tâm hoặc tìm kiếm thông tin.
Ví dụ về mẫu email hỏi chỉ dẫn từ chuyên gia:
Subject: Request for Guidance on Building Brand Engagement
Dear Mr. Tuan Tran,
I recently came across your profile on LinkedIn and was impressed by your experience in digital marketing and brand strategy. I’m currently working as a junior marketing executive at a startup and would appreciate learning from someone with your background.
If you have a moment, I’d be grateful for any advice or perspective you could share – particularly around how to effectively grow engagement organically and build a personal brand in a competitive space.
Happy to connect via email or any method that works best for you.
Warm regards,
Hue Phan
7. Mẫu email tiếng Anh cảm ơn sau phỏng vấn
Cơ hội việc làm của bạn không chỉ dừng lại sau khi buổi phỏng vấn kết thúc. Bạn có thể gia tăng khả năng có được việc làm và để lại ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng bằng cách viết email cảm ơn sau phỏng vấn.
Ví dụ về mẫu email cảm ơn sau phỏng vấn:
Subject: Thank You for the Interview Opportunity
Dear Hiring Manager,
It was a pleasure speaking with you yesterday about the opportunity to join your team. The role aligns perfectly with my career goals, and I’m confident that my skills and experience can contribute to your company’s ongoing growth.
Please don’t hesitate to reach out if you have any questions or would like to continue our conversation.
Thank you again for your time. I look forward to staying in touch.
Best regards,
Phuong Nguyen
8. Mẫu email giới thiệu sản phẩm mới
Mẫu emai giới thiệu sản phẩm giữ kết nối chặt chẽ với khách hàng và giúp họ nắm bắt được thông tin cần thiết. Đây cũng là cách để doanh nghiệp tăng nhận diện thương hiệu và thúc đẩy doanh số tương lai.
Ví dụ về mẫu email giới thiệu phần mềm mới:
Subject: The Wait Is Over – InsightPro Is Live!
Hi,
It is exciting to announce the launch of InsightPro, designed to help you track, visualise, and optimise your business data in real time – all in one intuitive dashboard.
Our team has been working hard for the last few months on developing InsightPro, and by using it you will be able to enjoy the best possible user experience.
We’d love for you to be one of the first to experience it.
Thanks,
The Project K Team
Hỏi và đáp nhanh
1. Email tiếng Anh công việc nên gồm mấy phần?
Email chuẩn gồm 5 phần: tiêu đề, lời chào, nội dung chính, lời kết, chữ ký.
2. Có những mẫu email tiếng Anh thông dụng nào?
Một số mẫu phổ biến: email mời họp, email follow-up, email cảm ơn, email thông báo, email nhắc nhở, email ghi nhận đóng góp.
3. Khi viết email công việc bằng tiếng Anh cần chú ý gì?
Cần dùng ngôn ngữ chuyên nghiệp, rõ ràng, tránh dài dòng, dùng thì hiện tại đơn hoặc thì quá khứ đơn khi phù hợp.
4. Email tiếng Anh có cần chữ ký không?
Có. Chữ ký email giúp tăng tính chuyên nghiệp, thường gồm tên, chức danh, thông tin liên hệ và logo công ty.
5. Làm sao để email tiếng Anh gây ấn tượng?
Chọn tiêu đề ngắn gọn, dùng lời chào phù hợp, trình bày súc tích và kết thúc bằng lời cảm ơn hoặc kêu gọi hành động rõ ràng.
Trên đây là những mẫu email tiếng Anh thông dụng bạn có thể tham khảo để chọn ra cách viết riêng cho mình. Hãy đảm bảo bạn đưa vào email các thành phần cần thiết và sử dụng ngôn ngữ phù hợp để tăng tính hiệu quả trong việc truyền đạt thông tin cũng như thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách viết tiếng Anh.
