Viết email tiếng Anh: Tưởng khó mà dễ nếu biết 6 bí kíp này!

Viết email bằng tiếng Anh là kỹ năng quan trọng trong môi trường làm việc quốc tế, giúp bạn có khả năng thăng tiến, phát triển sự nghiệp. Việc viết email đúng chuẩn, lịch sự, ghi điểm trong mắt đối tác hay nhà tuyển dụng luôn là vấn đề được mọi người quan tâm. Hãy cùng ILA tìm hiểu thêm về các phương pháp tạo nên email hiệu quả, ấn tượng nhất nhé.

Tại sao chúng ta nên học cách viết email bằng tiếng Anh?

Kỹ năng viết email bằng tiếng Anh được đánh giá là cần thiết với hầu hết mọi đối tượng, từ doanh nhân, sinh viên, ứng viên xin việc hay bất kỳ ai muốn giao tiếp quốc tế.

Việc học viết email tiếng Anh là điều cần thiết trong thời đại toàn cầu hóa hiện nay. Sau đây là những lý do bạn nên học viết email tiếng Anh:

• Tính toàn cầu: Có thể thấy rằng, email là công cụ được sử dụng phổ biến trong học tập và công việc. Khi bạn thành thạo việc viết email bằng tiếng Anh, bạn sẽ tự tin hơn khi trao đổi với người nước ngoài, tham gia các diễn đàn quốc tế, hoặc đăng ký tham gia các chương trình học tập, thực tập, hoặc hội thảo tổ chức ở nước ngoài.

• Tăng cơ hội nghề nghiệp: Biết cách viết email tiếng Anh chuyên nghiệp giúp bạn nổi bật khi xin việc hoặc giao tiếp với đối tác. Trong môi trường làm việc toàn cầu, kỹ năng viết email bằng tiếng Anh ngày càng trở thành tiêu chuẩn cơ bản mà các nhà tuyển dụng, đặc biệt tại công ty nước ngoài, đánh giá cao. Việc giao tiếp hiệu quả qua email thể hiện sự chuyên nghiệp và khả năng hội nhập của mỗi cá nhân.

• Tối ưu hóa hiệu quả công việc: Một email được trình bày rõ ràng, mạch lạc bằng tiếng Anh không chỉ giúp tiết kiệm thời gian xử lý mà còn giảm thiểu những hiểu nhầm không đáng có, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc và hợp tác.

• Thể hiện sự chuyên nghiệp và nghiêm túc: Một email chỉn chu, đúng chuẩn ngôn ngữ tiếng Anh thể hiện rằng bạn là người cẩn thận, có kỹ năng giao tiếp tốt. Từ đó, giúp bạn ghi điểm về tính chuyên nghiệp và độ tin cậy trong mắt người nhận, bất kể đó là nhà tuyển dụng, khách hàng hay người hướng dẫn học thuật.

>>> Tìm hiểu thêm: Email marketing là gì? Cách viết email marketing tiếng Anh

Khi nào nên dùng email tiếng Anh?

Kỹ năng giao tiếp qua email một cách hiệu quả thể hiện sự chuyên nghiệp và khả năng thích nghi trong môi trường làm việc quốc tế. Bạn sẽ cần viết email bằng tiếng Anh trong các tình huống sau:

• Trả lời email từ khách hàng quốc tế.

• Gửi CV, thư xin việc và thư cảm ơn khi ứng tuyển vào các công ty nước ngoài.

• Khi đăng ký khóa học, hội thảo online.

• Khi bạn cần viết email tiếng Anh để liên hệ xin học bổng, nộp bài tập, xin thư giới thiệu hoặc tìm hiểu thông tin về chương trình đào tạo.

• Khi bạn báo cáo tiến độ, gửi tài liệu, đặt câu hỏi và trao đổi công việc hiệu quả với đồng nghiệp hoặc cấp trên.

• Khi bạn cần xin nghỉ phép, giải thích lý do hoặc đảm bảo công việc được giao phó cho người khác.

• Khi đăng ký các dịch vụ, sự kiện hoặc website nước ngoài như: yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật, xác nhận thông tin tài khoản hay liên hệ với ban tổ chức chương trình.

Cấu trúc viết email bằng tiếng Anh theo chuẩn quốc tế

Cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh chuẩn chỉnh là rất cần thiết. Thông thường, cấu trúc email tiếng Anh sẽ chia làm 6 phần cơ bản sau:

1. Subject – Tiêu đề email

Khi viết email bằng tiếng Anh, phần tiêu đề nên súc tích và thể hiện chính xác nội dung của thư. Hãy tránh sử dụng những từ chung chung như ‘Hi’ hoặc để trống phần tiêu đề.

Ví dụ như:

• Job Application – Marketing Assistant

• Request for Information about Exchange Program

• Meeting Confirmation – April 25th

2. Greeting – Lời chào đầu thư

Trong phần này, việc giao tiếp lịch sự là rất quan trọng. Bạn có thể sử dụng các danh xưng thích hợp, dựa trên mức độ quen thuộc với người nhận, chẳng hạn như:

• Trang trọng: Dear Mr./Ms./Dr. + Họ

• Bình thường: Hello + Tên

• Thân mật: Hi + Tên

• Trường hợp không biết tên người nhận, bạn có thể dùng các cách chào như Dear Sir/Madam hoặc To Whom It May Concern, đặc biệt trong email xin việc hay email xác nhận thông tin.

3. Opening – Phần mở đầu

Phần mở đầu email nên nêu rõ lý do liên hệ bằng tiếng Anh một cách súc tích. Bạn cũng có thể kết hợp thêm lời chào hỏi lịch sự để tạo sự kết nối với người nhận.

Ví dụ:

• I hope this email finds you well.

• I am writing to inquire about…

• I’m reaching out regarding…

• I am contacting you to follow up on…

• Thank you for your prompt response.

4. Body – Nội dung chính

Khi viết email, bạn nên trình bày thông tin một cách chi tiết, chia thành các đoạn rõ ràng để làm nổi bật từng ý chính. Mỗi đoạn cần tập trung vào một nội dung riêng biệt để tránh dài dòng. Trong trường hợp cần liệt kê các bước hoặc thông tin quan trọng, việc sử dụng bullet points hoặc đánh số sẽ giúp cấu trúc trở nên rõ ràng và dễ theo dõi.

Ví dụ :

• I would like to request more information about the internship program.

• Attached is my resume for your consideration.

5. Closing – Phần kết thúc

Phần kết thúc sẽ tóm tắt yêu cầu hoặc hướng hành động kế tiếp, thể hiện mong muốn được phản hồi.

Ví dụ:

• I look forward to hearing from you.

• Thank you for your time and consideration.

6. Sign-off – Kết thư và chữ ký

Việc lựa chọn kết thư nên dựa trên mức độ quen biết và tính chất của email. Bạn cũng có thể sử dụng một số cách ký tên phổ biến như:

• Best regards,

• Sincerely,

• Kind regards,

• Yours faithfully (nếu không biết tên người nhận)

Sau phần chữ ký, bạn nên thêm họ tên, chức danh (nếu có), cùng với số điện thoại và email để người nhận có thể liên hệ.

>>> Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn cách viết thư tiếng Anh đúng chuẩn bản xứ

Các mẫu câu thường dùng khi viết email bằng tiếng Anh

Tiếp theo, ILA sẽ tổng hợp các mẫu câu thường dùng trong tiếng Anh. Những mẫu câu này sẽ giúp bạn có thêm gợi ý cách viết email bằng tiếng Anh đơn giản nhưng chuyên nghiệp, rõ ràng và đúng chuẩn quốc tế:

1. Phần mở đầu email

>>> Tìm hiểu thêm: Bảng động từ bất quy tắc chính xác và đầy đủ nhất

Tham khảo các bài mẫu viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

1. Email xin việc (Job Application Email)

Subject: Application for Sales Executive Position

Dear Mr. Brown,

I am writing to apply for the position of Sales Executive as advertised on your company’s website.

I have attached my resume and cover letter for your consideration.

I believe my background in customer service and my passion for sales make me a strong candidate for this role.

Please let me know if there is any other information I can provide.

Thank you for your time and consideration.

Sincerely,

Trang Le

Phone: +84 123 456 789

Email: trang.le@email.com

2. Email xin thông tin (General Inquiry Email)

Subject: Inquiry About English Course Schedule

Dear Sir/Madam,

I hope this message finds you well.

I am writing to inquire about the schedule and tuition fees for your upcoming English communication course.

Could you please provide more details regarding the course duration, start date, and how to register?

Thank you in advance for your assistance.

Best regards,

Linh Nguyen

Email: linh.nguyen@email.com

3. Email mời họp

Subject: Invitation to Monthly Sales Meeting

Dear Team,

You are invited to attend the Monthly Sales Meeting scheduled for Thursday, April 25th at 10:00 AM via Zoom.

Agenda:

• Review of Q1 results

• Planning for Q2

• New product launch updates

Kindly confirm your attendance by replying to this email.

Best regards,

Linh Hoang

Sales Manager

4. Viết email cảm ơn sau buổi phỏng vấn (Thank-You Email After Interview) bằng tiếng Anh

Subject: Thank You for the Interview – Marketing Position

Dear Ms. Davis,

Thank you very much for taking the time to speak with me today about the Marketing Executive role.

I truly appreciated the opportunity to learn more about your team and company vision.

I’m very excited about the possibility of joining your team and contributing to future marketing campaigns.

Please don’t hesitate to reach out if you need any additional information.

Best regards,

Minh Pham

5. Email xin nghỉ phép (Leave Request Email)

Subject: Leave Request from April 25 to April 28

Dear Mr. John,

I hope you are doing well.

I am writing to formally request leave from April 25 to April 28 due to personal reasons.

I will ensure that all of my responsibilities are covered and can assist remotely if needed.

Please let me know if you approve of this request.

Thank you for your understanding.

Kind regards,

Hoa Nguyen

>>> Tìm hiểu thêm: Cách học TOEFL iBT hiệu quả, đạt điểm cao

Kinh nghiệm viết email bằng tiếng Anh hiệu quả

Nếu đây là lần đầu bạn viết email bằng tiếng Anh nhưng vẫn muốn thể hiện sự chuyên nghiệp thì hãy “bỏ túi” những kinh nghiệm sau đây. Chúng sẽ giúp bạn gây ấn tượng tốt, tránh những lỗi thường gặp.

1. Xác định rõ mục đích trước khi viết email bằng tiếng Anh

Trước khi bắt đầu, bạn hãy tự hỏi: Bạn viết email này để làm gì? (xin thông tin, nộp hồ sơ, xác nhận cuộc hẹn…). Người nhận email là ai? (người quen hay không quen, cấp trên hay đồng nghiệp…).

Việc xác định rõ mục đích giúp bạn viết tập trung, súc tích và đúng trọng tâm.

2. Sử dụng cấu trúc email chuẩn

Như ILA đã phân tích ở trên, một email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp sẽ có 6 phần: Subject – Greeting – Opening – Body – Closing – Sign-off. Hãy giữ cách viết email ngắn gọn, rõ ràng, lịch sự. Mỗi đoạn chỉ nên từ 2 – 4 câu.

3. Chọn ngôn ngữ phù hợp – lịch sự nhưng không quá cầu kỳ

Khi viết email, bạn nên tránh việc dùng các từ ngữ quá suồng sã hay viết tắt kiểu chat (ví dụ: u, thx, btw). ILA khuyến khích dùng những cụm từ lịch sự, trang trọng như:

• Could you please…”, “I would be grateful if…”

• “I look forward to hearing from you.”

Việc bạn sử dụng ngôn ngữ viết đúng mức thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng người nhận.

4. Để ý ngữ pháp và lỗi chính tả khi viết email bằng tiếng Anh

Trong việc viết email bằng tiếng Anh, bạn nên chú ý về các lỗi văn phong chính tả và ngữ pháp. Mách nhỏ cho bạn một mẹo nhỏ: dùng công cụ hỗ trợ như Grammarly, Google Translate để rà soát lại. Đồng thời nên đọc lại ít nhất 1 lần trước khi nhấn “Send”.

5. Chú ý đến cách trình bày

Một email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp không chỉ thể hiện trong câu chữ mà còn trong cách trình bày. Bạn nên:

• Canh lề đẹp, chia đoạn rõ ràng, không dồn cả “tâm thư” vào 1 khối.

• Không sử dụng các phông chữ lạ, màu sắc quá lòe loẹt.

• Nếu có tài liệu đính kèm, nhớ ghi chú rõ ràng trong nội dung email: “Please find attached my CV for your reference.”

6. Luôn thể hiện sự tôn trọng và biết ơn

Kể cả khi bạn đang yêu cầu điều gì đó, hãy luôn kết thúc bằng lời cảm ơn: “Thank you for your time and consideration” hay “I truly appreciate your help”.

Bạn nên dùng giọng điệu lịch sự sẽ giúp bạn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, dễ hợp tác.

Viết email bằng tiếng Anh không phải là thử thách quá lớn nếu bạn hiểu đúng cấu trúc, học các mẫu câu thông dụng và luyện tập thường xuyên. Bằng cách thành thạo kỹ năng này, bạn không chỉ tăng khả năng giao tiếp trong công việc mà còn nâng cao sự tự tin khi bước ra môi trường quốc tế. Hãy lưu lại các kinh nghiệm trên và làm chủ việc viết email tiếng Anh của mình nhé.

>>> Tìm hiểu thêm: Những câu chúc ngày mới bằng tiếng Anh đầy năng lượng