Dù bạn đang đi học hay đi làm thì việc viết đơn xin nghỉ phép là một kỹ năng quan trọng cần phải biết. Vậy, đơn xin nghỉ phép tiếng Anh viết như thế nào? Cách viết mail xin nghỉ phép bằng tiếng Anh ra sao? Tham khảo cách viết cùng 7 mẫu câu xin nghỉ phép bằng tiếng Anh mà ILA gợi ý nhé!
Gợi ý cách viết đơn xin nghỉ phép tiếng Anh
Đơn xin nghỉ phép tiếng Anh là gì? Đó là “Leave Permission Letter” – Loại văn bản hành chính dùng để xin nghỉ làm trong thời gian nhất định. Cách viết đơn xin nghỉ phép tiếng Anh như sau:
Phần 1 – Mở đầu
√ Tên đơn xin nghỉ là đơn gì? Ví dụ email thông báo nghỉ thai sản bằng tiếng Anh (Application for maternity leave), cách viết mail xin nghỉ ốm bằng tiếng Anh (Application for sick leave)…
√ Lời chào: Dear Mr./Mrs. [recipient’s name]…
Phần 2 – Thân bài
√ Lý do nghỉ và thời gian nghỉ trong bao lâu.
Ví dụ:
• I would like to ask permission for [days] off from [date] to [date] because… (Tôi muốn xin phép được nghỉ [số ngày] ngày từ [ngày] đến [ngày tháng] vì [lý do]….)
√ Bàn giao công việc (nếu cần thiết):
Ví dụ:
• I have handed over important work to [person’s name]. She/He will perform that task until I return to work. (Tôi đã bàn giao công việc quan trọng cho [tên người]. Cô ấy/Anh ấy sẽ thực hiện nhiệm vụ đó cho tới khi tôi quay trở lại.)
√ Mong muốn của người viết đơn.
Ví dụ:
• I hope you will respond to my request. (Tôi hy vọng bạn sẽ đáp ứng yêu cầu của tôi.)
Phần 3 – Kết đơn
Lời chúc, ký tên
Best regards,/ Yours sincerely,/ Sincerely,/ Yours truly,
[name]
Bạn đừng quên tham khảo 7 mẫu câu xin nghỉ phép bằng tiếng Anh bên dưới. Đó là các mẫu đơn xin nghỉ phép tiếng Anh với lý do nghỉ ốm, nghỉ thai sản, nghỉ học… dành cho nhiều đối tượng.
>>> Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn cách viết thư tiếng Anh đúng chuẩn như người bản xứ
Đơn xin nghỉ phép là gì?
Đơn xin nghỉ phép là một loại giấy tờ, thủ tục hành chính. Đơn này dùng trong việc một người vì lý do nào đó muốn xin nghỉ làm trong một khoảng thời gian nhất định.
Việc viết các loại đơn từ bằng tiếng Việt thường được giảng dạy trong chương trình trung học cơ sở. Nhìn chung, đơn xin nghỉ phép tiếng Anh (leave permission letter) khá giống với tiếng Việt về mặt nội dung, hình thức và cấu trúc. Song, bạn cần có vốn từ vựng tiếng Anh để diễn đạt được những điều mình muốn nói một cách ngắn gọn nhưng vẫn rất trang trọng.
Có các loại đơn xin nghỉ phép cơ bản như:
• Đơn xin nghỉ ốm (Application for sick leave)
• Đơn xin nghỉ học (Leave application for school)
• Đơn xin nghỉ học ba mẹ viết cho con cái (Leave application for parents of child)
• Đơn xin nghỉ kết hôn (Marriage leave application)
• Đơn xin nghỉ đi du lịch (Vacation leave application)
• Đơn xin nghỉ thai sản (Application for maternity leave)
• Đơn xin nghỉ phép hàng năm (Annual leave application)
• Đơn xin nghỉ nhà có tang (Leave application for death)
• Đơn xin nghỉ phép đột xuất bằng tiếng Anh (Application for sudden leave)
Định dạng, chi tiết và các thành phần của đơn khác nhau tùy thuộc vào bạn đang là học sinh, sinh viên hay người đang đi làm.
Ngày nay, với sự tiện lợi của mạng Internet, nhiều người cũng thường viết mail xin nghỉ phép thay cho các loại đơn viết tay. Cách viết mail xin nghỉ ốm bằng tiếng Anh cũng giống với một cái đơn xin nghỉ thông thường. Trong trường hợp bạn không thể gửi đơn trực tiếp thì email là thuận tiện nhất.
>>> Tìm hiểu thêm: Cấu trúc Help: A-Z cách sử dụng và bài tập có đáp án
Nội dung của đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh
Một đơn xin nghỉ hoặc mail xin nghỉ phép tiếng Anh cần đáp ứng được các nội dung sau:
• Lời chào
• Mục đích của đơn là gì?
• Lý do bạn xin nghỉ
• Thời gian xin nghỉ cụ thể là bao nhiêu ngày?
• Lời hứa hoặc cam kết sẽ thực hiện trong và sau khi nghỉ
• Thông tin liên hệ (nếu có)
• Chữ ký
Hình thức của đơn xin nghỉ phép tiếng Anh
Xét về mặt hình thức, đơn xin nghỉ phép cần đáp ứng được yêu cầu của một văn bản hành chính. Đó là:
• Trình bày ngắn gọn, rõ ràng và đi trực tiếp vào vấn đề
• Thể hiện thái độ lịch sự, tôn trọng người nhận đơn
• Đảm bảo đúng quy chuẩn của một văn bản hành chính, chẳng hạn thời gian, địa điểm, kính gửi ai, chữ ký của người viết…
• Không mắc các lỗi về ngữ pháp, dấu câu
>>> Tìm hiểu thêm: 100 động từ bất quy tắc thường gặp & 30 danh từ bất quy tắc phổ biến
Cấu trúc đơn xin nghỉ phép tiếng Anh
Vì đơn xin nghỉ phép là một văn bản hành chính nên cần phải tuân theo mẫu chuẩn. Sau đây là cấu trúc chung của một đơn xin nghỉ phép:
Phần 1 – Mở đầu
• Tên đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh
Mỗi loại đơn có tên tiếng Anh khác nhau, theo dõi các phần tiếp theo của ILA tiếp theo để biết rõ điều này nhé.
• Lời chào
Dear Mr./Mrs. [recipient’s name]
-> Kính gửi /ông/bà [tên người nhận]
Phần 2 – Thân bài
• Mục đích, lý do xin nghỉ và thời gian nghỉ trong bao lâu.
Các mẫu câu cơ bản:
I would like to ask permission for [days] off from [date] to [date] because…
–> Tôi muốn xin phép được nghỉ [số ngày] ngày từ [ngày] đến [ngày tháng] vì [lý do]….
I am writing to request your approval for a day off work on [date] due to [reason].
-> Tôi viết đơn này để xin phép nghỉ một ngày vào [ngày] vì <lý do>.
I am writing this letter to let you know that I am in need of a long-term leave, from [date] to [date].
-> Tôi đang viết thư này để cho anh biết rằng tôi thật sự cần nghỉ phép dài hạn, từ [ngày] đến [ngày].
I am writing to request your approval for [days] leave for [reason].
-> Tôi viết thư này để mong anh đồng ý cho tôi nghỉ phép [số ngày] ngày vì (lý do).
This letter concerns my request regarding my leave from [date] to [date].
-> Đơn này là trình bày về việc tôi xin nghỉ phép từ [ngày] đến [ngày]
• Bàn giao công việc (dành cho người đi làm nếu cần):
I have hand over the important duties to [name of person]. He/She will take care of the tasks until I get back to work.
-> Tôi đã bàn giao công việc quan trọng cho [tên người]. Anh ấy/Cô ấy sẽ thực hiện nhiệm vụ đó cho tới khi tôi quay lại làm việc.
• Đề đạt mong muốn:
I hope you will understand my situation and accept my proposal as soon as possible.
-> Tôi hy vọng bạn sẽ hiểu cho hoàn cảnh của tôi và chấp nhận đề nghị của tôi trong thời gian sớm nhất.
I hope you will respond to my request.
-> Tôi hy vọng bạn sẽ đáp ứng yêu cầu của tôi.
So please accept my leave from [date] to [date]. I will be thankful to you. I regret any inconvenience.
-> Xin vui lòng chấp nhận cho tôi nghỉ phép từ ngày tới ngày. Tôi sẽ rất biết ơn vì điều đó. Tôi lấy làm xin lỗi nếu có bất cứ sự bất tiện nào vì sự nghỉ phép của mình.
Phần 3 – Kết đơn
• Lời chúc/lời chào, ký tên
Best regards,/ Yours sincerely,/ Sincerely,/ Yours truly,
[name]
-> Trân trọng,
[Ký tên người viết đơn]
• Thông tin liên hệ:
Email, số điện thoại liên hệ (hoặc có thể nói ở phần thân bài)
>>> Tìm hiểu thêm: Cấu trúc câu trong tiếng Anh thông dụng và đầy đủ nhất
Các mẫu đơn xin nghỉ phép tiếng Anh
Tùy vào từng trường hợp mà nội dung ở phần thân bài của đơn xin nghỉ sẽ khác nhau. Ngay sau đây, ILA gửi tới bạn 7 mẫu đơn xin nghỉ dành cho các đối tượng như học sinh, sinh viên, ba mẹ viết cho con, người đi làm… để bạn tham khảo và áp dụng.
1. Mẫu đơn xin phép nghỉ học bằng tiếng Anh
To,
The Principal,
[School Name],
[Class].
Subject: Leave application for school
Dear Mr./Mrs. [Name of the recipient],
My name is [name], class [insert class]. I am writing this letter to request a few days off from school due to illness. My doctor has advised me to take some rest before returning to school. During the school break, I promise to fully copy and study.
Thank you for your anticipation.
Yours obediently,
[name]
2. Mẫu đơn xin phép nghỉ học ba mẹ viết cho con cái
To,
The Principal,
[School Name],
[Address].
Subject: Leave application for parents of child
Dear Mr./Mrs. [Name of the recipient],
With all due respect, I am writing to inform you that my child, [name of the pupil], is a student in [class name]. Unfortunately, my child is currently hospitalized and has been advised to be under a doctor’s care for [number of days]. Therefore, I kindly request that you grant my child a leave of absence from [date] to [date]. I assure you that once my child’s health has improved, he/she will resume attending school on a daily basis. Thanking you,
Yours sincerely,
[Name of the Parent]
[Signature]
>>> Tìm hiểu thêm: Học ngữ pháp tiếng Anh cơ bản cho người mới bắt đầu
3. Cách viết mail xin nghỉ ốm bằng tiếng Anh dành cho sinh viên
To: name@email.com
Subject: Application for sick leave
Dear Mr./Mrs [Name of the recipient]
Most respectfully, I would like to announce that I can’t go to school because I have a fever. I have been prescribed by the doctor to rest for at least [number of days]. Hence, kindly grant me leave from [date] to [date]. I shall be really grateful to you.
Thanking you,
Yours obediently,
[Your Name],
[Class].
4. Mẫu đơn xin nghỉ phép tiếng Anh hàng năm
To,
The Manager,
[Company Name],
[Location]
Subject: Annual leave application
Dear Mr./Mrs. [recipient’s name],
I am writing to request your permission for my annual leave from [date] to [date]. I would like to visit my family during this time. I have already transferred my important tasks to [name], who will take care of them while I am away. In case of any urgent matters, you can reach me at [phone number].
I hope you will respond to my request.
Thanks and best regards,
5. Mẫu đơn xin nghỉ phép chế độ thai sản
To,
The Manager,
[Company Name],
[Location]
Subject: Application for maternity leave
Dear /Mr./Mrs. [recipient name],
I am writing to inform you of my intention to take maternity leave. I plan to begin my leave on [date] and return to work by [date]. During my absence, I have arranged for [name] to take care of my tasks. I have thoroughly trained him/her on all necessary tasks. If you have any questions or concerns about work, please do not hesitate to contact me.
I hope you will respond to my request.
Thanks and best regards,
[your name]
>>> Tìm hiểu thêm: Chuyển từ quá khứ đơn sang hiện tại hoàn thành dễ hiểu nhất
6. Mẫu đơn xin nghỉ phép tiếng Anh cho kỳ nghỉ
To,
The Manager,
[Company Name],
[Location]
Subject: Vacation leave application
Dear Mr./Ms. [Recipient’s Name],
I am writing to request a leave of absence from [start date] to [end date] due to my child’s summer vacation. During this time, my family and I will be traveling to Singapore. While I may have intermittent access to my phone, I will make every effort to respond to any calls or communications as soon as possible. In the meantime, my colleague [name] has been authorized to handle any urgent matters related to my job duties. If there is a problem, I am confident that he will be able to solve it effectively for me.
I look forward to your approval.
Sincerely,
[Your Name]
7. Đơn xin nghỉ kết hôn
To
[Receiver’s name]
[Designation]
[Name of the company]
Subject: Marriage leave application
Dear Sir/Madam,
I am writing to inform you that my marriage has been scheduled for [date of marriage] of [month]. I am excited to share this news with you and would like to request [number of days] days of leave from [date] to [date] in order to make necessary arrangements and celebrate this special occasion with my family.
I understand the importance of my role in the company and assure you that I will complete all my pending work before my leave begins. I have also discussed my absence with my team and have made arrangements for my tasks to be covered during my absence. I kindly request your approval for this leave and hope to receive a positive response from you soon.
I am grateful for your understanding and support.
Thank you for your consideration.
Sincerely,
[Your Name]
Mail hoặc đơn xin nghỉ phép tiếng Anh thường được viết theo mẫu hoặc định dạng nhất định. Bạn chỉ cần nắm vững một vài cấu trúc cơ bản là đã có thể hoàn thành được đơn xin nghỉ của mình ngắn gọn, trang trọng và đề đạt đủ ý muốn.
>>> Tìm hiểu thêm: Cách xác định câu phức (complex sentence) trong tiếng Anh
